Eine der wichtigsten Erfahrungen aus meiner Projektarbeit ist: Bringen Sie Struktur in die Projektbesprechungen! Das beginnt schon mit der Vorbereitung:
„Gesprächsvorbereitung? Das hat hier bisher keiner gemacht!“, wurde mir gesagt, als die ersten Projektbesprechungen zügig und in konzentrierter Atmosphäre abgelaufen waren. Und nicht nur das Team profitiert davon. Wenn Sie sich vor jedem Projektmeeting fragen: „Wie ist die bisherige Arbeit zu bewerten? Welche Aufgaben liegen vor uns?“, dann werden Sie innerhalb eines verzweigten Projekts einfacher die Übersicht bewahren.
Genauso wichtig ist die Nachbereitung eines Gesprächs: Als ich die Sitzungsprotokolle einführte, rieten mir erfahrene Kollegen: „Spar Dir das, das macht nur Arbeit!“ Und zugegeben: Es kann ziemlich mühsam sein, nach einem anstrengenden Meeting die Ergebnisse schriftlich zusammenfassen zu müssen. Aber es lohnt sich! Projekte bringen Personen aus unterschiedlichsten Abteilungen zusammen, und jeder trägt seine eigenen Aufgaben und Sorgen mit sich herum. Oft wird einfach vergessen, was kurz zuvor vereinbart wurde. Gerade wenn Sie Vereinbarungen einfordern müssen, ist ein von allen akzeptiertes Protokoll hilfreich!