Sie sind kaum im Office und schon läutet Ihr Telefon. Ein Kollege fordert ein Feedback auf ein Verkaufspapier ein, das noch bei Ihnen liegt. Kurz darauf klingelt es wieder. Ein Coachingunternehmen will Ihnen eine Werbemail mit Terminen senden. Und schon schon sind fünf Minuten Ihrer kostbaren Arbeitszeit rum. Und die E-Mails der letzten Stunden haben Sie auch noch nicht gecheckt.
Wie können Sie Ihre Business-Telefonate intelligent steuern und wie vor allem effizient führen? Meine Erfahrung sagt: Das geht nur durch fest definierte Telefonblöcke. Am besten Türe zu oder mit dem mobilen Gerät in eine ruhige Ecke der Firma. Und dann konzentriert die erforderlichen Telefonate abarbeiten. Auf jeden Fall zu viel Smalltalk vermeiden. Bleiben Sie kurz, sachlich, natürlich immer freundlich.
Bei eingehenden Anrufen sollten Sie wie folgt verfahren: Schalten Sie wann immer möglich die Mailbox ein bzw. leiten Sie auf die Telefonzentrale um. So kommen Sie nicht aus dem Takt – und können verlässlich und fokussiert zurückrufen.