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2. Februar 2016

79: Erfolgreiche Business-Meetings organisieren

Ein Arbeitstag im Büro ohne Konferenzraum und Meeting ist wie ein Kaffeeautomat ohne Espresso. Ich sitze täglich in Meetings, möchte jedoch keine Zeit verschwenden. Nutzen auch Sie Ihre geschäftlichen Termine effektiv, indem Sie das Meeting optimal vorbereiten und mit Ergebnissen abschließen.

Versenden Sie die Agenda vorab an alle Teilnehmenden. So können sich Ihre Kolleginnen und Kollegen auf die Besprechungspunkte vorbereiten. Falls Sie inhaltlichen Widerstand erwarten, rufen Sie die Person vor dem Meeting an oder besser, besuchen Sie sie. Mögliche Konflikte könnten Sie so vor dem Treffen entschärfen.

Fassen Sie die Ergebnisse nach dem Meeting in einem Protokoll zusammen und versenden dieses zeitnah an alle Teilnehmenden. Bitten Sie in Ihrer Mail um Feedback, falls sie etwas falsch dargestellt oder wichtige Punkte vergessen haben. Danach versenden Sie das finale Protokoll (und kennzeichnen das als solches) erneut. Nehmen Sie wichtige die Stakeholder mit in Kopie.

Ich habe mit diesem Vorgehen sehr gute Erfahrungen gemacht. Es verbessert die Kommunikation und vermeidet Missverständnisse.

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