Es gibt Teamtreffen, die sind für die Katz! Stundenlang sitzt man beisammen und am Ende kommt nichts bei raus, weil die Teilnehmer unvorbereitet sind, sie die Agenda nicht kennen oder kein klares Ziel definiert wurde.
Das muss nicht sein. Machen Sie es besser und machen Sie aus Ihren Team-Meetings eine echte Erfolgsveranstaltung. Sie müssen nur ein paar Basics einhalten. Diese sind:
- Klares Ziel, klare Tagesordnung: Nur wenn Ihre Teammitglieder wissen, worum es genau geht, können sie sich vorbereiten und einbringen.
- Agenda gewichten: Ist es nur eine Projektdiskussion, eine Info-Veranstaltung oder soll im Meeting eine konkrete Entscheidung getroffen werden?
- Zeitplan einhalten: Achten Sie darauf, dass alle pünktlich sind, ermahnen Sie die Nachzügler. Bei kürzeren Meetings können Sie diese auch in Stehen abhalten. Das beschleunigt häufig das Vorankommen.
- Memos lesen: Kommen Ihre Teilnehmer unvorbereitet oder hatten zu wenig Zeit zur Vorbereitung, dann hilft oft, dass alle vorab die relevanten Vorlagen nochmals in Ruhe lesen.
- Moderatoren wechseln: Um alle im Team einzubinden und Hierarchie-Unterschiede zu vermeiden, können Sie wechselnde Moderatoren benennen. Das sorgt für Motivation, aber auch für Verantwortung für das Team.
Und last but not least bitte immer ein Ergebnisprotokoll erstellen. Oft reichen schon ein paar Stichworte mit dem Hinweis, wer sich darum kümmert. Viel Spaß bei Ihrem nächsten Team-Meeting!