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16. Juni 2022 | von Anika Rosche

Agile Methoden in der Personalarbeit

Arbeiten Sie als Personalmanagerin bereits mit agilen Methoden? Mehr und mehr Personalabteilungen beschäftigen sich damit. Zum einen, weil sich Unternehmen aufgrund der Anforderungen der neuen Arbeitswelt mehr und mehr hin zu agilen Organisationen entwickeln müssen. Zumeist wird diese Entwicklung noch durch Fachabteilungen – allen voran die Softwareentwicklung – getrieben, die bereits agil arbeiten und auch vom Personalmanagement erwarten, dass zumindest in Teilen darauf eingegangen wird. Es ist also an der Zeit, sich als Personalmanagerin mit diesem Thema zu beschäftigen.

Warum sind agile Methoden sinnvoll?

Die Welt verändert sich. Und die Geschwindigkeit der Veränderung nimmt stetig zu. Veränderungen führen im Projektmanagement dazu, dass Pläne, die zu Anfang des Projektes erstellt wurden, nicht mehr funktionieren und somit ein höherer Ressourceneinsatz (Zeit, Geld, Personal) erforderlich wird. Das agile Projektmanagement geht von Anfang an davon aus, dass sich die Anforderungen ändern werden und das Projektergebnis durchaus variabel oder zu Anfang noch nicht fest definiert ist. Dadurch können Kosten und Zeit eingespart werden.

Was sind agile Methoden und agile Techniken?

Agile Methoden basieren auf agilen Werten und Prinzipien. Sie sind Grundstrukturen, die an das jeweilige Projekt angepasst werden können und sich agile Techniken zu Hilfe nehmen, um dieses Projekt umzusetzen. Die wohl bekannteste agile Methode ist Scrum, das häufig in der Softwareentwicklung eingesetzt wird. Agile Techniken sollen dabei helfen, Flexibilität, Eigenverantwortung und Motivation im Team zu realisieren. Sie sind also der Methodenkoffer, der eingesetzt werden kann, jedoch nicht muss. Agile Techniken sind beispielsweise: Task Boards, Daily Standup-Meetings, Burn Down Charts, Timeboxing oder Planning Poker.

Doch wie können diese Methoden und Techniken einen Mehrwert für die Personalarbeit bieten? Lesen Sie mehr dazu anhand von zwei der bekanntesten agilen Methoden:

Wie kann Kanban im Personalmanagement eingesetzt werden?

Kanban ist eine agile Projektmanagement- und Zeitmanagementmethode. Diese bietet sich zur Umsetzung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses an und um Workflows zu optimieren. Mittels Kanban-Boards werden die Aufgaben für alle sichtbar gemacht. Mit der Zeit steuern sich die Teams selbst, durch die hohe Transparenz steigt die Motivation. Die Methode eignet sich sowohl für einzelne Personen als auch für (crossfunktionale) Teams, für einzelne Aufgaben oder ganze Workflows und kann mit anderen agilen Methoden kombiniert werden (z. B. Scrum). Für den Einsatz in der Personalabteilung ist Kanban sehr gut geeignet. Beispielsweise können Kanban-Boards für die Optimierung veralteter Prozesse eingesetzt werden. Auch zur Planung täglicher Aufgaben ist diese Methode sehr gut geeignet. Durch die hohe Transparenz und die damit einhergehende zunehmende crossfunktionale Transparenz führt die Nutzung von Kanban im Personalmanagement häufig dazu, dass sich die Wahrnehmung der Personalabteilung im Unternehmen verbessert.

Wie kann Scrum im Personalmanagement eingesetzt werden?

Scrum diente ursprünglich vor allem dazu, komplexe Produktentwicklungen zu vereinfachen und Kund:innen und Mitarbeiter:innen bestmöglich einzubinden. Das Team besteht aus maximal 10 Personen und arbeitet sehr selbstbestimmt. Es gibt feste Rollendefinitionen, die mit bestimmten Aufgaben einhergehen und einen festen Ablauf (Ereignisse wie Planning, Review und Retro) haben. Diese sehr weit verbreitete Methode wird vereinzelt bereits im Personalbereich eingesetzt. Beispielsweise kann sie genutzt werden, um im Recruiting den Hiringprozess für potenzielle neue Mitarbeiterinnen so zu verkürzen und zu optimieren, dass der Arbeitgeber an Attraktivität auf dem Markt gewinnt. Auch in der Personalentwicklung können Bestrebungen erfolgen, um die Umsetzung von Scrum in den Fachabteilungen voranzutreiben. Zudem sollten alle Personalmanagerinnen, die Fachabteilungen betreuen, in denen nach Scrum gearbeitet wird, mit dieser Methodik so gut vertraut sein, um entsprechend gute und passende Beratungs- und Unterstützungsleistungen anbieten zu können.

Aufgrund seiner höheren Komplexität erfordert die Einführung von Scrum in der Personalabteilung einen höheren Einsatz, genug Zeit für die Etablierung und eine intensive Beschäftigung damit.

Anika Rosche
Anika Rosche hat Medienwirtschaft studiert, eine Ausbildung zur Verlagskauffrau absolviert sowie Zertifzierungen als Personal- und Projektmanagerin abgeschlossen. Sie ist Geprüfte Personalmanagerin (DAM) und arbeitet heute als Projekt Manager People & Culture bei einem Medienkonzern (TV).
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