Nachdem zuletzt die Schlagworte New Work und Homeoffice die Medien rund um Personalthemen dominierten, ist es nun seit neuestem das Thema Arbeitszeiterfassung. Seit der Entscheidung des Bundesgerichtshofs, dass zukünftig die Arbeitszeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erfassen sind, rankt sich eine Vielzahl an Artikeln um dieses Thema. Da noch keine endgültigen Entscheidungen zur Umsetzung in die Praxis getroffen sind, verfolgen die meisten Unternehmen eine abwartende Haltung. Bei der Umsetzungsfrage ist beispielsweise noch nicht abschließend geklärt, ob es sich um eine systemische Lösung handeln muss, es ist lediglich die Rede davon, dass die Erfassung “objektiv”, “zugänglich” und “verlässlich” zu sein habe.
Vielerorts werden intern in Zusammenarbeit mit arbeitsrechtlicher Beratung die möglicherweise anstehenden Änderungen vorbereitet. Welche Ansätze zur Arbeitszeiterfassung bieten sich ganz konkret an, um das Urteil in die Praxis zu überführen (sofern keine System-Lösung zwingend vorgeschrieben ist)?
Zeiterfassung per Stundenzettel
Bei dieser Vorgehensweise werden Start- und Endzeit oder die Dauer der Tätigkeit eingetragen. Die Einreichung erfolgt dann zumeist in der Personalbuchhaltung und häufig in papierhafter Form. Diese Form der Zeiterfassung bietet sich für Unternehmen bzw. Abteilungen an, bei denen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keinen Zugang zu digitaler Datenverarbeitung haben (bspw. Produktion, Handwerksbetriebe). Die weitere Verarbeitung der Daten, z. B. Ermittlung von Mehrarbeit ist sehr aufwändig, da vornehmlich manuelle Prozesse erforderlich sind.
Zeiterfassung per Tabellenkalkulation
Anhand einer Vorlage erfassen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten in einer digitalen Unterlage, die anschließend digital weitergeleitet wird. Je nach Detaillierungsgrad der einzutragenden Daten und den intern vorgegebenen Übermittlungswegen ist diese Form der Zeiterfassung ebenfalls als aufwändig anzusehen. Es sind viele einzelne manuelle Schritte erforderlich, die das System fehleranfällig machen. Die Berechnung von Mehrarbeit ist durch die Hinterlegung entsprechender Formeln automatisierbar.
Stechuhr oder digitale Zeitkontrollsysteme
Bei dieser Methode werden unterschiedlich geartete Zugangsmedien (z. B. Lochkarte, Magnetkarte, Zugangscode, Ausweis) verwendet, um Zutritt zum Arbeitsplatz zu erhalten und diesen wieder zu verlassen. An diesen beiden Punkten werden die Zeiten und die Daten des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin erfasst. Da es sich hierbei um eine automatische Erfassung handelt, sind diese Systeme weniger fehleranfällig als manuelle Vorgehensweisen. Aus technischer Sicht erfordern sie jedoch Schnittstellen zwischen der Erfassung der Zugangsmedien und der Personalbuchhaltung, in welcher die Daten weiterverarbeitet werden.
Personalverwaltungssoftware
Eine solche Software ermöglicht die teilautomatisierte Erfassung der Arbeitszeit, indem i.d.R. ein entsprechendes Fenster automatisch beim Hochfahren des Computers geöffnet wird. Mit einem oder wenigen Klicks kann der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin den Arbeitszeitbeginn und das Ende angeben. Pausenzeiten werden automatisch abgezogen. Freigabewege für möglicherweise anfallende Mehrarbeit können so im System hinterlegt werden, dass nichts manuell angestoßen werden muss. Die Übermittlung an die Personalbuchhaltung erfolgt digital.
Wichtig ist bei der Entscheidungsfindung vor allem, dass das eingeführte System zu den Anforderungen des Unternehmens passt und möglichst wenige manuelle Aufwände anfallen. Zudem ist zu beachten, über welche technischen Möglichkeiten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verfügen, da ein System sämtliche Mitarbeitenden erfassen sollte.
Lesen Sie mehr in Humanresourcesmanager oder unter hrworks