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14. Mai 2019 | von Prof. Dr. Torsten Spandl

Der E-Mail-Knigge – 5 Regeln für gute E-Mails

[Transkript:] 

Die E-Mail ist und bleibt das wichtigste Kommunikationswerkzeug, insbesonders im Beruf. Wir haben zwar heute gelernt, dass wir über WhatsApp, Slack, Microsoft Teams miteinander kommunizieren können, die E-Mail ist aber eigentlich der seriöseste und am meisten genutzte Kommunikationskanal. Deswegen ist es auch wichtig, mit E-Mails gut umgehen zu können und E-Mails so einzusetzen, dass der Gegenüber schnell alles erfassen kann, dass wir nicht in diesen unendlichen E-Mail-Ketten landen und dass die Kommunikation mit E-Mails wirklich auch Kommunikation ist und bleibt (und für den anderen einen Wert besitzt). Deswegen wollen wir heute 5 der wichtigsten E-Mail-Regeln kurz diskutieren.

 

Wir fangen an mit Regel 1 – und zwar: die eindeutige Betreffzeile. Um die E-Mail überhaupt einordnen zu können, schaut sich der Empfänger natürlich immer zuerst die Betreffzeile an. Ich kann die Betreffzeile nutzen, um meinem Gegenüber klarzumachen, wie wichtig, wie dringend die E-Mail ist – insbesondere damit in der Flut der E-Mails, die wir jeden Tag bekommen, auch die wirklich wichtigen E-Mails herausstechen. Deswegen relevante Begriffe integrieren! Deswegen klarmachen, ob es wichtig, dringend oder einfach nur zum Interesse oder zur Information ist! Dafür kann die Betreffzeile gut funktionieren. Kleiner Sidekick am Rande: Da viele E-Mails heute auf mobilen Geräten gelesen werden, ist eine kurze und knackige Betreffzeile eigentlich das A und O, damit ich meinen E-Mail-Posteingang sortieren kann. 

 

Regel 2: Kurz halten! Und kurz halten heißt: Schaffe ich es, die E-Mail so knackig zu formulieren, dass sie nicht mit unnötigen Füllwörtern, mit Absätzen vollgepackt ist, die den Empfänger nicht interessieren? Und kann ich vielleicht wirklich mit einer sehr schnellen und einfachen Kommunikation alles integrieren, was ich kommunizieren möchte? Eventuell kann ich mir sogar den kompletten Inhalt der E-Mail sparen, wenn ich es schaffe, in einer sehr kurzen und knackigen Betreffzeile meine Themen zu transportieren. 

 

Regel 3: Auf Anhänge verzichten! Muss ich immer einen Anhang mitschicken? Oder kann ich eventuell auf den Anhang verzichten und nur einen Link zu einem Cloudspeicher reinpacken? Durch das Rumschicken von Dateien werden E-Mails größer, schwerer zu bearbeiten und verschiedene Dateiversionen existieren. 

 

Regel 4: Klare nächste Schritte absprechen! Bei einer E-Mail erwarte ich eventuell eine Kommunikation, erwarte ich eventuell eine Reaktion. Das muss ich definieren und muss meinem Gegenüber mitteilen, was er mit der E-Mail anfangen soll. Ob es zur Information ist, ob ich erwarte, dass er entsprechend weiterarbeitet oder andere Wege der Kommunikation vielleicht mit mir aufnimmt. 

 

Und Regel 5: Lose Enden abschließen! E-Mail-Kommunikation muss zu einem definitiven Ende gebracht werden. Ich muss dafür sorgen, dass ich in meiner Kommunikation aufpasse, nicht irgendwelche Enden in der E-Mail zu lassen, die vielleicht mit einem „oder“ als Fragezeichen enden. Wo der Gegenüber nicht weiß: Muss ich antworten? Soll ich antworten? Oder sind alle Themen abgesprochen? 

 

So habe ich mit 5 einfachen Regeln die Chance, die E-Mail-Kommunikation für mich zu verbessern, dafür zu sorgen, dass die E-Mail auch weiter in ihrer wichtigen Rolle wahrgenommen wird und dass meine E-Mails wertgeschätzt werden, nicht ignoriert und als wichtiges Instrument zum Arbeiten von meinem Gegenüber wahrgenommen werden.

 

Prof. Dr. Torsten Spandl, Studienbriefautor der Deutschen Akademie für Management

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Prof. Dr. Torsten Spandl
Studium an den Universitäten Regensburg (D), der Aston Business School (GB) und der Wirtschaftsuniversität Wien (A), Promotion am Institut für Handel und Marketing an der Wirtschaftsuniversität Wien. Langjährige Tätigkeit in Marketing und Vertrieb, u. a. für die Otto Group, seit 2011 Engagement in der wissenschaftlichen Ausbildung, seit 2012 Dozent für Marketing und Vertrieb an der Fachhochschule für die Wirtschaft in Hannover. Lehr- und Forschungsschwerpunkte: Vertriebsstrategien (insbesondere E-Business), Vertriebs-Personalführung, Forschungs- und Beratungsschwerpunkte: Allgemeine Marketing- und Vertriebsfragen, Handelsfragestellungen, E-Commerce sowie Franchisewirtschaft. (Quelle: Impressum des Studienbriefs) Prof. Dr. Torsten Spandl hat außerdem mehrere Artikel, unter anderem zum Dreiklang der Führung: der AFV-Ansatz im ManagementJournal verfasst.
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