Wir alle tun es – unterwegs, im Büro oder zu Hause. Telefonieren. Gerade deshalb ist dieses Kommunikationsmittel für uns so selbstverständlich.
Doch beim Telefonieren gibt es einen ganz entscheidenden Unterschied zum direkten Gespräch. Wir sehen unseren Gesprächspartner nicht. Der Ton macht also die Musik. Ob Sie angespannt sind oder nicht, kann Ihr Gegenüber nämlich hören. Lächeln Sie daher öfter beim Telefonieren. Untersuchungen haben gezeigt, dass sich ein Lächeln positiv auf die Stimme und damit auf die Gesprächsatmosphäre auswirkt.
Unterscheiden Sie klar zwischen privaten und Business Telefonaten . Telefonate mit Freunden sind locker und wenig förmlich. Im Berufsleben ist dagegen eine professionelle Gesprächsannahme Pflicht. Nennen Sie immer den Namen der Firma und den eigenen Namen. Zum Beispiel „Deutsche Akademie für Management, mein Name ist Susanne Berg, Guten Tag“.
Bereiten Sie wichtige oder schwierige Gespräche vor und machen Sie sich vor dem Telefonat klar, was Sie erreichen möchten. Nur dann können Sie die Gesprächsführung übernehmen. Die Vorbereitung dauert meist nur wenige Minuten, lohnt sich aber enorm. Ansonsten passiert es schnell, dass wir mit dem diffusen Gefühl auflegen, nichts von dem erreicht zu haben, was wir wollten.
Geben Sie Ihrem Gesprächspartner Ihre volle Aufmerksamkeit und vermeiden Sie laute Hintergrundgeräusche. Wenn Telefonate im öffentlichen Raum, etwa in Bus und Bahn, unbedingt sein müssen, dann bitte leise. Firmeninterna in der Öffentlichkeit zu besprechen, ist natürlich tabu.
Der erste Eindruck ist entscheidend und der letzte bleibt.In diesem Sinne sollte auch das Gesprächsende professionell gestaltet werden. Sprechen Sie Ihren Gegenüber nochmal mit Namen an und fassen Sie die Gesprächsergebnisse zusammen. Klären Sie, ob es noch Fragen gibt. Bleiben Sie authentisch und runden Sie das Telefonat mit persönlichen Anteilen aus dem Gespräch ab.
