Weltweit werden heute täglich rund 280 Milliarden E-Mails versendet. Eine Nachricht ist schnell getippt. Form und Regeln bleiben dabei immer öfter auf der Strecke. Das Internet liefert dazu unzählige Verhaltensempfehlungen, hier eine kleine Auswahl zur E-Mail Etikette:
1. Beantworten Sie Ihre Mails möglichst zügig. Es gilt die 24 Stunden Regel. Bedarf die Bearbeitung etwas mehr Zeit, sollte der Empfänger zumindest entsprechend informiert werden.
2. Auch wenn wir unsere Texte häufig unter Zeitdruck verfassen, eine korrekte Groß- und Kleinschreibung und das Ausschreiben von Wörtern sollten selbstverständlich sein. Nehmen Sie sich besser immer noch eine Minute zum Korrekturlesen. Ansonsten kann eine fehlerhafte Mail leicht als fehlende Wertschätzung aufgenommen werden.
3. Formulieren Sie kurz und knapp. Alles was mehr als zwei Seiten umfasst, gehört in eine angehängte Datei. Versuchen Sie diese aber möglichst unter 0.5 MB zu halten.
4. Auch die Anrede will gut überlegt sein. Die Formel „Sehr geehrte Frau X“ oder „Guten Tag Herr Y“ kann für den Erstkontakt verwandt werden. Die Anrede „Liebe Frau Z“ ist schon persönlicher und setzt einen vorangegangenen Austausch voraus. Ein freundlicher Abschluss wie „Herzliche Grüße aus Berlin“ freut den Empfänger.
5. In der schriftlichen Kommunikation kommt es schnell einmal zu Missverständnissen. Denn über nonverbale Kanäle, wie Stimme, Gestik oder Mimik können wir mehr mitteilen und auch mehr erfahren. Liegt uns ein Gespräch also sehr am Herzen, wählen Sie besser den direkten Kontakt und greifen Sie zum Telefonhörer oder gehen einfach mal beim Kollegen im Büro nebenan vorbei.
