Die Corona-Pandemie und deren Auswirkungen haben dramatische wirtschaftlich negative Auswirkungen auf viele Unternehmen. Ziemlich unvorbereitet mussten viele Unternehmen in sehr kurzer Zeit möglichst viele ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Home Office schicken um ihre Gesundheit zu schützen und Ansteckungsrisiken zu minimieren. Unternehmen waren innerhalb von kürzester Zeit gefordert sich den Herausforderungen und Aufgaben zu stellen, die eine Umstellung auf beziehungsweise eine Ausweitung des Home Offices mit sich bringen. Dies umfasst nicht nur die technische Ausrüstung, sondern auch das Management, die Kommunikation und die Sicherstellung der Prozessabläufe um weiterhin effizient sein zu können. Auch wenn einige Unternehmen durch ein früheres Angehen dieser Thematik zum Zeitpunkt des Ausbruchs der Pandemie besser vorbereitet waren als andere, hat die Notwendigkeit und der hohe Zeitdruck die Arbeitsorganisation umzustellen, dazu geführt, dass viele Unternehmen diese Herausforderung und Anforderung gut gemeistert haben. Während der Zeit des Lockdowns haben sich viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an die neue Arbeitswelt gewöhnt und die Vorteile schätzen gelernt. Für viele wird es nach der Pandemie unverständlich sein, wenn sie wieder in die alte Arbeitswelt und die alten Arbeitsformen zurück müssen. Dies ist ein wichtiger Grund für Unternehmen die Möglichkeiten des Home Office aufrecht zu erhalten oder im Idealfall sogar noch weiter auszuweiten.
Neben diesem Grund gibt es für Unternehmen allerdings noch viele weitere finanzielle Gründe sowie personalrelevante Aspekte, die für eine Ausweitung der Home Office Möglichkeiten sprechen. Erfahrungsgemäß sind Führungskräfte und Vorstandsmitglieder von Unternehmen am leichtesten mit Kennzahlen und Prognosen zu überzeugen, die Einsparungsmöglichkeiten und andere wirtschaftliche Vorteile aufzeigen. Im Falle des Home Office können viele Kennzahlen und damit Einsparungsmöglichkeiten sowie wirtschaftlich relevante Aspekte verwendet werden – die hier nicht universal und in Gänze dargestellt werden können. Bei einer Kosten-Nutzen-Analyse in diesem Bereich sollten zunächst die Kosten für einen Arbeitsplatz im Büro berechnet werden. Diese Kosten können je nach Unternehmen verschiedene Bestandteile enthalten. Sie enthalten allerdings immer die anteiligen Kosten an der Büromiete, der Reinigung sowie gegebenenfalls weiteren Kosten, die sich durch die Arbeitsplatzausstattung ergeben. Diese können vom Stromverbrauch bis hin zu den Kosten des Kaffeekonsums und des durch den Arbeitgeber bereitgestellten Obstes beziehungsweise der Getränke reichen. Auch wenn die Bildung des Kostendurchschnitts nicht unbedingt repräsentativ und gewinnbringend ist, können Einsparungspotentiale sichtbar gemacht werden. Trotz derzeit sinkender Büromieten in Ballungszentren durch die Erweiterung der Home Office Möglichkeiten können durch Verkleinerungen der gemieteten Büroflächen Kosten im nennenswerten Bereich eingespart werden. Möglich wird dies auch dadurch, dass durch die Erweiterung der Home Office Möglichkeiten zwei oder sogar mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich einen Büroarbeitsplatz teilen können.
Neben der Analyse dieses Kosteneinsparungspotentials müssen auch sich positiv auf die Belegschaft auswirkende Aspekte berücksichtigt werden. Auch wenn eine detaillierte und konkrete Berechnung des finanziellen Nutzens schwierig bis unmöglich ist, gilt es zumindest die finanziell positiven Aspekte bestmöglich abzuschätzen. Relevant ist vor allem, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine bessere Work-Life-Balance ermöglicht wird. Zudem können sie besser an das Unternehmen gebunden werden, je mehr Möglichkeiten bestehen im Home Office zu arbeiten. Berücksichtigt werden müssen – gegebenenfalls auch negativ – die Auswirkungen auf die Arbeitsleistung werden, auch wenn dies ebenso wie viele andere Aspekte nur eine Momentaufnahme ist. Durch die Summe der Kostenreduzierung und der finanziell positiven Auswirkungen der Erweiterung der Home Office Möglichkeiten besteht im Gespräch mit den Personen, die darüber entscheiden ein sehr wichtiges Argument und für sie ein Anreiz über die Möglichkeiten der Ausweitung der Home Office Möglichkeiten intensiver nachzudenken sowie weitere Ideen und Analysen durchzuführen.
Elmar Stein