Wenn Sie Ihre jährliche Personalplanung durchführen, sprechen Sie in der Regel über einen Zeitraum von ein bis drei Jahren. Mit den Fachabteilungen werden die jährlich erwarteten Zu- und Abgänge geplant, d.h. wer kehrt aus der Elternzeit zurück, wer kehrt aus einer Langzeitqualifikation wieder, wer hat gekündigt und geht in Rente.
Trotz dieser jährlichen Planungsrunde ist immer wieder festzustellen, wie überraschend auf einmal die Mutter oder der Vater wieder da ist, ohne dass sich jemand über die Einrichtung des Arbeitsplatzes oder der Übertragung entsprechender Aufgaben Gedanken gemacht hat. Auch das Ausscheiden von Mitarbeitern, die in ihren wohlverdienten Ruhestand gehen, kommt immer wieder überraschend. Auf einmal ist er weg und mit ihm das ganze Wissen. Ach ja, eine Übergabe der Aufgaben und das Dokumentieren des spezifischen Fachwissens wäre an dieser Stelle sicher sinnvoll gewesen!
Um solche unangenehmen Situationen zu vermeiden ist es sinnvoll, auch die Personalplanung zu planen und vorzubereiten. Hierzu sollte man folgende Fragen beantworten:
Was soll das Ziel dieser Planung sein und welche Daten werden dazu benötigt?
Eine gute Vorbereitung stellt die Altersstrukturanalyse dar, die dabei hilft, Altersgruppenspitzen und deren zeitlichen Verlauf im Unternehmen zu visualisieren.
Hierzu werden Altersgruppen wie z.B. 20-29jährige oder 30-39jährige gebildet und je nach Bedarf nach Funktionsgruppen, Abteilungen, Standorten, Entwicklungspotenzialen oder Kompetenzen sortiert. Mit dieser Sortierung kann man verschiedene Szenarien durchspielen, die wertvolle Erkenntnisse für die weitere Personalplanung haben. Das häufigste Szenario ist hierbei die Betrachtung der zeitlichen Weiterentwicklung der Altersgruppen, die z.B. einen wertvollen Beitrag zur Planung von altersgerechten Arbeitsplätzen leisten kann.
Nutzen Sie solche Instrumente, um Ihre Planung gut vorzubereiten, denn 90% des Erfolgs ist die Vorbereitung!