Wer einen neuen Auftrag erhält, weiß wie wichtig eine gute Planung im Vorfeld ist. Dies gilt auch für ein erfolgreiches Personalmanagement. Nur wer eine fundierte Planung seiner personellen Ressourcen betreibt, kann für zukünftige Aufgaben im Unternehmen vorbereitet sein. Die Personalplanung stellt die Grundbasis im Personalmanagement dar, von der sich alle weiteren personalwirtschaftlichen Maßnahmen ableiten lassen. Häufig unterbleibt diese Form der Planung aus zeitlichen Gründen, was jedoch ein Trugschluss ist. Im Folgenden wird Ihnen eine pragmatische und praktikable Form der Personalplanung vorgestellt, die als Ausgangsbasis für alle weiteren Personalmaßnamen genutzt werden kann.
Das systematisierte Personalinformationsgespräch ist eine praxisorientierte Handlungsempfehlung, welches inhaltlich einen strukturierten und organisierten Informationsaustausch zwischen den Fachabteilungen und dem Personalmanagement zur Aufgabe hat. Ziel des Gesprächs ist die regelmäßige (z. B. jährliche) Evaluierung der personalwirtschaftlichen Bedürfnisse der Fachabteilungen auf operativer Ebene. Es bildet ein Konglomerat aus Teilbereichen der Personal- sowie Personalentwicklungsplanung. Inhaltlich sind drei Themenschwerpunkte zu setzen: Involvierung der Personalabteilung in abteilungsspezifische Themen, Erörterung quantitativer Personalmaßnahmenplanungen sowie die qualitative Skizzierung eines Stärken-/Schwächen Profils der Mitarbeiter. Im Personalinformationsgespräch wird der Handlungsbedarf erkannt, als Auftrag definiert und ein Verantwortlicher zur Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt festgelegt. Der Teilnehmerkreis umfasst alle Führungskräfte der Fachabteilung sowie dem zuständigen Personalmanager. Der Vorteil dieser Zusammensetzung liegt in der gruppenübergreifenden Transparenz. Die Beteiligten erhalten die Möglichkeit, komprimierte Informationen über die Leistungsprofile aller Mitarbeiter der Abteilung zu erhalten. Darüber hinaus kann gruppenübergreifend nach möglichen Lösungsansätzen für den optimalen Personaleinsatz diskutiert werden. Z. B. Aufgaben nach Mitarbeiterqualifikationen neu verteilen oder interner Stellentausch. Weiterhin kann der konstruktive Umgang mit möglichen abteilungsinternen Problemen gefördert werden.
Auf Basis dieser Informationen, lassen sich weitere Maßnahmen zur zielorientierten Personalbeschaffung und Personalentwicklung ableiten und entwickeln.
Das Personalinformationsgespräch ist ein pragmatisches, kostengünstiges, wenig zeit- und arbeitsaufwändiges sowie effizientes personalwirtschaftliches Instrument, um die Basis für ein erfolgreiches Personalmanagement zu schaffen. (Detaillierte Informationen zur Planung und Durchführung dieses Instruments siehe: Ulrike Meißner, Die Droge Arbeit, Peter Lang Verlag, S. 211 ff.)