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25. Mai 2021 | von Dr. Annette Scholz

Finanzierung | Eventmanagement, Folge 6

Sind nun das Wo? und Wann? Ihrer Veranstaltung festgelegt, können Sie sich dem Wie? der Planung widmen. Ein entscheidender Punkt ist dabei die Finanzierung.

Der finanzielle Rahmen eines Events wird mit dem ersten Grobentwurf – mit dem Konzept – festgelegt.

Spätere Veränderungen des Budgets sind möglich, bedürfen aber immer einer engen internen Abstimmung.

Mit einem Kosten- und Finanzierungsplan werden sowohl die voraussichtlich nötigen Ausgaben, als auch die abzusehenden Einnahmen für das Event festgehalten.

 

Es wird zwischen verschiedenen Finanzierungsarten für Events unterschieden:

1. Die Eigenfinanzierung

  • Hierbei werden die finanziellen Mittel komplett von dem Unternehmen gestellt.
  • Bei Budgetüberschreitungen ist eine betriebsinterne Klärung erforderlich.

Unternehmen, die Events als Maßnahmen zur internen und externen Kommunikation planen, finanzieren diese meist selbst.

2. Die Selbstfinanzierung

  • Hierbei deckt der Erlös der Veranstaltung dessen Kosten.
  • Gegebenenfalls muss das Risiko, dass die Ausgaben die Einnahmen ausgleichen, abgesichert sein.
  • Die Bezahlung von Zulieferern und Mitarbeitenden ist erst nach Abschluss des Events möglich.

Unter diese Rubrik fallen Werbeeinnahmen, Standgebühren und Eintrittsgelder, die sich auf eine bestimmte Veranstaltung beziehen. Sie müssen im Projektbudget ausgewiesen werden.

3. Die Fremdfinanzierung

Bei der Fremdfinanzierung unterscheidet man die Finanzierung durch öffentliche Förderungen und die durch Sponsoren.

a) Durch öffentliche Förderungen

  • Bei der Fremdfinanzierung durch öffentliche Förderungen werden die finanziellen Mittel durch Dritte bereitgestellt und müssen in der Regel beantragt werden.
  • Zu beachten sind dabei: Fristen der Antragstellung und Bewilligung, Förderrichtlinien und Angaben zur Öffentlichkeitsarbeit der Förderer.

Vor allem kulturelle Events sind durch öffentliche Förderungen finanziert.

Durch Anträge bei verschiedenen Trägern, wie Kommunen, Bundesländern, öffentlichen und privaten Stiftungen, können Mittel generiert werden.

In den Förderrichtlinien wird beschrieben, wer antragsberechtigt ist, welche Ziele mit einer Förderung erreicht werden sollen, welche Inhalte gefördert werden, welche Höhe die beantragte Fördersumme betragen kann und welche Eigenmittel der Antragstellende bereitstellen muss.

b) Durch Sponsoren

  • Bei der Fremdfinanzierung über Sponsorenleistungen werden Events durch Geldzahlungen oder Sachleistungen mitfinanziert.
  • Sponsoren verfolgen wirtschaftliche Interessen, die sich im Event abbilden sollen. Es muss gewährleistet sein, dass entsprechende Leistungen mit den Zielen des Events in Einklang stehen und realisierbar sind.

Sponsorenfinanzierungen sind immer mit Gegenleistungen verbunden.

Für die Sponsorenakquise bedarf es Zeit, Einfühlungsvermögen und Geschäftssinn.

Die Höhe der Mittel im Bereich der Fremd- und Selbstfinanzierung stehen oft bei Beginn der Projektplanung noch nicht endgültig fest. Für eine angemessene Kalkulation werden sie zum Beispiel anhand der bereits durchgeführten Veranstaltungen geschätzt.

 

Viele Events kombinieren die genannten Finanzierungsarten, in einem sogenannten Finanzierungsmix.

Werden Förderanträge nicht bewilligt oder Werbe- und Sponsoreneinnahmen nicht im geplanten Umfang erzielt, muss der Kosten- und Finanzierungsplan kontinuierlich angepasst werden.

Für die permanente Finanzkontrolle bedarf es einer strukturierten Planung.

Das Zeltfestival Ruhr z.B. finanziert sich größtenteils über den Verkauf von Eintrittskarten zu den Veranstaltungen und zum Festivalgelände sowie über den Verkauf von Speisen und Getränken und die dafür erhobene Standgebühr.

Die Sparkasse Bochum deckt als finanzkräftiger Sponsor weitere Kosten und die Stadtwerke liefern den nötigen Strom. Weitere Partner und Gönner werden auf der Homepage genannt.

Es gibt bestimmte Veranstaltungsversicherungen, die den Veranstalter hinsichtlich ausfallender Einnahmen absichern. Dabei ist zu prüfen, ob sich diese Ausgabe lohnt.

Ein weiterer bedeutender Faktor, der das Wie? Ihrer Eventplanung beeinflusst, ist das Personal. Hören Sie hierzu die nächste Folge des Podcasts Eventmanagement.

 

Dr. Annette Scholz, Studienbriefautorin der Deutschen Akademie für Management

 

Dieser Beitrag ist Teil der Reihe „Eventmanagement“.

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Dr. Annette Scholz
Parallel zu ihrem Studium der Romanistik und der Medien- und Kommunikations­wissenschaften arbeitete sie mehrere Jahre beim Internationalen Filmfestival Mann­heim-Heidelberg. 2002 geht sie nach Spanien, um über das zeitgenössische spanische Kino zu forschen, das Thema ihrer Dissertation. Sie ist Gründerin der Spanischen Filmtage Tübingen-Stuttgart, mit denen sie im Rahmen des Festival de CineLatino bis 2010 zusammenarbeitet, Mitgründerin des Vereins CineForum, Mit­glied des Organisationskomitees der ersten Muestra de Cine Iberoamericano in Passau, wirkt bei den Spanischen und Lateinamerikanischen Filmtagen in Ham­burg mit und arbeitet mit verschiedenen Verleihern in Chile und für mehrere interna­tionale digitale Filmverleih-Projekte, inklusive des Village Festivals in Lissabon. Seit 2006 ist sie bei ALCINE – Festival de Cine de Alcalá de Henares / Comunidad de Madrid für die internationale Koordination zuständig. Sie ist Ko-Heraus­geberin der Bände 3 und 4 der Aproximaciones a las Culturas Hispánicas (Vervuert) – El cor­to­metraje español (2000-2015). Tendencias y ejemplos und Cineastas emer­gentes. Mujeres en el cine del siglo XXI – sowie des zweisprachigen Blogs Bitacora de Cine y Actualidad der Universität Regensburg. Sie ist Mitgründerin des Vereins MYC. Mujeres y cine, der sich der Verbreitung der Werke internationaler Filme­ma­che­rinnen durch kulturelle Events widmet.
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