Bedingt durch die sich schnell verändernde Arbeitswelt werden immer öfter organisatorische Anpassungen in Form von Reorganisation gefordert, weswegen die Strukturen und die Prozesse im Unternehmen immer wieder auf den neuesten Stand gebracht werden sollten.
Der Onboarding Prozess (OP) versteht sich als Einarbeitung und Integration der Neulinge ins Unternehmen und ist besonders wichtig, weil er neben der Personalbeschaffung als Visitenkarte des Unternehmens fungiert. Mit entsprechendem OP können das „Employer Branding“ gut unterstützt und die Anzahl des Probearbeit-Abbruchs gesenkt werden.
Stellen Sie sich vor: Sie sind in der Rolle des Personalmanagers in einem Konzern mit 20.000 Mitarbeitern, mitten in einer Reorganisation. Die Personalabteilung wurde zentralisiert und der OP, der bis jetzt dezentralisiert in allen Sparten verschiedene Abläufe beinhaltete, soll angepasst werden. Wo fangen Sie an; welche Elemente und Schritte sind anzupassen?
Weil es sich um eine komplexe Veränderung mit „Downsizing“ handelt, schlage ich aus der strategischen Perspektive die Umsetzung der OP-Veränderung in mehreren Schritten vor:
Dieser Ansatz beruht auf dem Projektmanagement und setzt das effektive und professionelle Veränderungsmanagement voraus. Für jede Phase des Wandels wird ein Projekt geplant und ein Projektteam aufgebaut.
Zuerst ist es sinnvoll die Einheitlichkeit des OPs mit der Prozessstandardisierung zu gewährleisten. Anschließend werden gemäß „Lean Management“, das sich mit der Prozessverschlankung beschäftigt, die unnötigen Schritte im Prozess eliminiert und somit die Prozessverbesserung umgesetzt. Als dritter Schritt wird, im Fall von hartnäckigen Prozessfehlern bzw. im Sinne der Qualitätsverbesserung, die Prozessoptimierung anhand der „Six Sigma Methode“ realisiert, die sich auf maximale Minimierung der Fehler fokusiert.
Zusammenfassend: Es werden Kosten- und Zeitersparnisse sowie eine verbesserte Qualität des Prozesses erzielt. Infolgedessen gewinnt das Unternehmen die erforderliche Flexibilität, um die Organisationsentwicklung systematisch weiter verfolgen zu können.
Mehr Info: Thesis (Leseprobe): „Die Rolle des Personalmanagements bei den Prozessoptimierungen und Organisationsveränderungen dargestellt am Beispiel des Onboardings für Unternehmen X“.