Eine Gruppe Studierender möchte ihre Begeisterung für den spanischen Film mit möglichst vielen Menschen teilen.
Ein Sportverein möchte im Sommer die Einweihung des neuen Tennisplatzes feiern.
Ein Designer entwickelt ein Parfum und möchte darauf aufmerksam machen.
Um ihre Ziele zu erreichen, planen sie verschiedene Events.
Events sind meist sehr komplexe Veranstaltungen. Daher sollten Sie zunächst ein schlüssiges Konzept erarbeiten, dass die folgenden 5 W-Fragen beantwortet:
- Was wollen Sie mit dem Event erreichen?
- Wen wollen Sie mit dem Event ansprechen?
- Wo soll das Event stattfinden?
- Wann soll das Event veranstaltet werden?
- Wie wollen Sie das Event organisieren und bezahlen?
Welche der genannten W-Fragen im Vordergrund Ihrer Überlegungen steht, hängt vom Kontext der Idee ab.
Innerhalb eines Unternehmens sollen Events die Kommunikation nach außen beeinflussen und eine positive Wirkung bei den Teilnehmenden entfalten.
Vor der konkreten Planung sollten Sie sich daher überlegen:
- Wer welches Interesse an der Durchführung des Events hat.
- Welche Abteilungen des Unternehmens Sie einbeziehen müssen.
- Welche Ziele Sie mit dem Event verfolgen.
- Welche Erwartungen Sie an das Event stellen.
- In welchem Kontext das Event stattfinden soll.
- Und ob Sie auf Erfahrungswerte zurückgreifen können.
Nach diesen Überlegungen kann das Konzept entwickelt werden, um
- Veranstaltungsformat
- Größe des Events
- Zielgruppe
- finanziellen Bedarf beziehungsweise den Finanzrahmen,
- zeitlichen Umfang
- und den idealen Ort
für das Event festzulegen.
Brainstorming im Team hilft, neue und originelle Ideen für die konkrete Umsetzung zu finden.
Wichtig dabei ist, zu definieren, welche „Geschichte“ Sie mit dem Event erzählen wollen.
Das Konzept definiert die wichtigsten Eckdaten des Events und stellt damit den „Rohbau“ des Gesamtkonstrukts dar.
Es ist verbindlich für die weitere Planung.
In den kommenden Folgen dieses Podcasts werden einzelne Aspekte der Eventorganisation betrachtet.
Dabei möchte ich Ihnen Anregungen geben, um vorausschauend den Ablauf Ihres Events zu planen und Herausforderungen zu bewältigen.
Die 5 W-Fragen sollen dabei zur Orientierung dienen.
Dr. Annette Scholz, Studienbriefautorin der Deutschen Akademie für Management
