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6. Oktober 2022 | von Dr. Marvin Hecht und Martina Alka

KVP „auf dem Prüfstand“: Zentrale vs. dezentrale Entscheidungsfindung am Beispiel des öffentlichen Sektors

Kontinuierliche Verbesserungsprozesse (KVP) gehören neben dem Betrieblichen Vorschlagswesen (BVW) zum Ideenmanagement und bieten Mitarbeitenden die Möglichkeit, im Rahmen von Verbesserungsvorschlägen Arbeitsprozesse stetig zu optimieren [Vgl. Koblank 2001]. Hierdurch können sowohl die Kosten für das Unternehmen gesenkt als auch bestehende Produktqualitäten fortlaufend gesteigert werden. Eine wesentliche Voraussetzung hierfür ist es, eine möglichst hohe Realisierungsquote der eingereichten Vorschläge zu erzielen. Um der wachsenden Bürokratisierung entgegenzuwirken und einen sinnvollen Einsatz öffentlicher Gelder zu gewährleisten, ist KVP inzwischen auch im öffentlichen Sektor angekommen. Das Problem bei staatlichen Behörden gegenüber der Privatwirtschaft besteht jedoch darin, dass diese keinem Wettbewerbsdruck unterliegen und sich das Personal in sicheren Beschäftigungsverhältnissen befindet. Für die Mitarbeitenden im Staatsdienst besteht daher keine unmittelbare Notwendigkeit, die eigenen Organisationsstrukturen zu verbessern. Eine aktuelle Studie nach Schat zeigt, dass in der Wirtschaft jedes Jahr mehr als 40 % aller eingereichten Ideen umgesetzt werden [Vgl. Richenhagen und Schat 2022]. Aus dem „Bericht […] des Deutschen Bundestages zum Ideenmanagement der Bundesverwaltung und zum Kontinuierlichen Verbesserungsprogramm der Bundeswehr“ aus dem Jahr 2016 geht hervor, dass die Quote umgesetzter Vorschläge in den Jahren 2010 bis 2014 bei lediglich 10-20 % lag (versäumtes Einsparpotenzial beläuft sich jährlich schätzungsweise auf Millionen). Bei der Entscheidungsfindung haben sich in der Praxis vor allem das zentrale und dezentrale Modell bewährt. Das dezentrale Modell, bei welchem die Entscheidung direkt den Führungskräften der Abteilungen obliegt, stellt ein „schlankes“ und kostengünstiges Verfahren dar, weshalb es vor allem in öffentlichen Verwaltungen zum Einsatz kommt. Die Gefahr hierin besteht allerdings, dass den fachlich zuständigen Stellen ein Anreiz fehlt, etwas zu verändern, und diese daher zu „einsamen“ Entscheidungen neigen („Das haben wir schon immer so gemacht“-Mentalität). Abhilfe schaffen könnte hier die Einrichtung einer zentralisierten Stelle („Ideenmanagement“), welche alle eingereichten Verbesserungsvorschläge prüft und zentral über ihre Umsetzbarkeit entscheidet. Ebenso bietet die Stelle den Mitarbeitenden Hilfe und Unterstützung bei der Formulierung ihrer Ideen. Der Ideenmanager oder die Ideenmanagerin leitet die positiv beschiedenen Vorschläge an die Fachbereiche weiter, welche schließlich die Umsetzung einsteuern. Damit bietet das zentrale Entscheidungsmodell vor allem für große Organisationen mit oftmals „verkrusteten“ Strukturen eine geeignete Möglichkeit, die Umsetzungsquote von Verbesserungsvorschlägen zu steigern und gleichzeitig das Qualitätsmanagement nachhaltig zu fördern.

Bericht an den Rechnungsprüfungsausschuss des Haushaltsausschusses des Deutschen Bundestages nach § 88 Abs. 2 BHO zum Ideenmanagement der Bundesverwaltung und zum Kontinuierlichen Verbesserungsprogramm der Bundeswehr, Gz.: IV 5-2015-0465/VII 4-2016-0974, 1. Juni 2016, Bonn.

Koblank, P. (2001): Was ist KVP? „Japanische Philosophie“ – Vorschläge im Team – Abgrenzung zum BVW, Aalen.

Richenhagen, G., und Schat, H.-D. (2022): Vorschlagswesen zur Innovation in der Öffentlichen Verwaltung – Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter treiben die Veränderung, Wiesbaden.

 

Literaturempfehlungen:

Deutsche Gesellschaft für Qualität (DGQ) e. V. (2014): KVP – Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess, Praxisleitfaden für kleinere und mittlere Unternehmen, München.

Schat, H.-D. (2017): Erfolgreiches Ideenmanagement in der Praxis – Betriebliches Vorschlagswesen und Kontinuierlichen Verbesserungsprozess implementieren, reaktivieren und stetig optimieren, Wiesbaden.

Weiterführende Links:

Artikel zu Lean-Six-Sigma

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Dr. Marvin Hecht
Dr. Marvin Hecht arbeitet als Beamter in einer Bundesbehörde. Er weist eine mehrjährige Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung auf, die er u. a. in verschiedenen Bereichen der Hochschule gesammelt hat. Beginnend mit der Tätigkeit als Doktorand durchlief er dabei mehrere Stationen innerhalb der Universität. Zugleich ist Herr Dr. Hecht seit Jahren in die Ausbildung und Lehre eingebunden, wobei die Tätigkeit als Dozent an einer Techniker- und Ingenieurfachschule die umfangreichste Lehrtätigkeit war. Herr Dr. Hecht arbeitet immer wieder an verschiedenen Publikationen und engagiert sich ehrenamtlich sowohl als Mentor für den akademischen Nachwuch als auch als Gutachter in diversen Auswahlgremien. Er hat Wirtschaftsingenieurwesen in Clausthal studiert und daran anschließend ebenfalls an der Technischen Universität Clausthal in Maschinenbau promoviert. Zudem ist er zertifiziert für Hochschuldidaktik, interkulturelle Kompetenz sowie überfachliche Kernkompetenzen (wissenschaftliches Arbeiten, Persönlichkeits- und Karriereentwicklung, Didaktik). Er war Gründer und langjähriger Inhaber eines erfolgreichen Umzugsunternehmens, welches bis heute in Familienhand weitergeführt wird.
Martina Alka
Martina Alka ist bereits seit 30 Jahren im öffentlichen Dienst beschäftigt und arbeitet als Verwaltungsmitarbeitende in einer Bundesbehörde. Hiervon war sie viele Jahre als administrative Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung tätig. Seit 2013  bearbeitet sie KVP in einer technischen Dienststelle und engagiert sich hierbei für die Konzeption sowie Gestaltung von Informations- und Schulungsmaterialien.
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