Lean Start-up und Kanban – zwei Arbeitsmethoden der New Work

Lean und Kanban das haben Sie vielleicht schon einmal in den 80ern gehört. Und es erinnert Sie vielleicht an ganz harte Sparrunden, getreu dem Motto: „Klar, wir machen jetzt auch Lean, sind super effizient und berichten dem Vorstand, warum es wirklich notwendig und wirklich keine Verschwendung ist, diesen neuen Bleistift zu bestellen.“ Und vielleicht denken Sie jetzt auch „Das ist doch ein alter Hut, was hat das mit New Work zu tun?“

Die Grundlagen für Lean Management wurden tatsächlich schon in den 40ern in Japan bei Toyota gelegt. Das Toyota Produktionssystem, das in den 70ern berühmt wurde, basiert auf diesen Grundlagen. Von Toyota aus verbreitete es sich in den kommenden Jahrzehnten weltweit und branchenübergreifend.

Lean Management beruht auf folgenden Grundprinzipien, die zu einer schlanken Organisation führen sollen:

• Absolute Kundenorientierung
• Konsequente Vermeidung von Verschwendung
• Kontinuierliche Verbesserung der Qualität
• Hervorhebung der und Konzentration auf die eigenen Stärken
• Optimierung der Geschäftsprozesse
• Teamarbeit, Empowerment und Eigenverantwortung
• Führung wird als Service am Mitarbeiter verstanden
• Transparente Feedback- und Informationsprozesse
• Visualisierung von Arbeitsfortschritten und -ergebnissen

Mmhh … das sind doch auch die Kernideen der Arbeitsmethoden der New Work. Richtig, die Grundgedanken von Lean erleben heute in der New Work eine Renaissance und finden sich in allen agilen Arbeitsmethoden wieder.

Schauen wir uns das Lean Startup Konzept an. Hierbei geht es um eine schlanke Unternehmensgründung. Im Mittelpunkt steht also die Bewertung und Entwicklung von Geschäftsmodellen und Produktideen. Und das auf eine möglichst schlanke Art und Weise. Auch hier gilt es, alles zu unterlassen, was keinen Wert für den Kunden hat.

Dazu gehen Lean Startups möglichst schnell mit einem ersten Prototypen ihrer Idee auf den Markt und testen diesen direkt am Kunden. Sein Feedback fließt dann in die Verbesserung der Idee und den nächsten Prototypen ein. Bei den ersten Markttests ist das Produkt noch weit davon entfernt fertig entwickelt zu sein. Das klingt doch nach Bananensoftware, die erst beim Kunden reift, denken Sie jetzt vielleicht. Aber genau diese iterative und kundenorientierte Entwicklung macht es möglich, sehr schnell einen Product-Market-Fit zu erreichen. Wenn dann das Produkt in mehreren Schleifen fertig entwickelt und immer wieder am Kunden getestet ist, ist das Risiko der Markteinführung viel überschaubarer. Somit ist das Lean Startup perfekt auf die Anforderungen der heutigen so schnelllebigen Zeit zugeschnitten.

Und nun zu Kanban. Auch Kanban kennen wir aus dem Toyota Produktionssystem. Kanban dient der Steuerung von Projekten.

Charakteristisch sind folgende Grundgedanken:

1. Mache die Arbeit mit allen ihren Einzelaufgaben und Abhängigkeiten sichtbar. Dafür nutzen Teams das sogenannte Kanban-Board. Das ist eine Tafel, die in verschiedene Arbeitsphasen aufgeteilt ist. Häufig z.B. in die 4 Bereiche „Wartend“, „Zu tun“, „In Arbeit“ und „Fertig“. Sämtliche Einzelaufgaben werden dann auf Karten oder Post-its geschrieben und in den Bereich „Wartend“ oder „zu tun“ geklebt. Damit sind alle Tasks für jeden sichtbar.
2. Nachdem die Einzelaufgaben am Kanban-Board sichtbar gemacht wurden, greift das Pull-Prinzip: D.h. die Aufgaben werden nicht von einer Führungskraft auf die Mitarbeiter verteilt, sondern die Mitarbeiter nehmen sich eine Aufgabe (also ein Post-it), kleben sie in den Bereich „In Arbeit“ und bearbeiten sie, bis sie fertig ist und das Post-it in den Bereich „Fertig“ wandert. In Kanban ist es immer wichtiger eine Aufgabe erst einmal fertig zu bearbeiten, als viele Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren.
3. Mache die Prozess-Regeln explizit, ist ein weiterer Leitgedanke von Kanban. Ebenso wie in Scrum sind Teams in Kanban selbstorganisiert und eigenverantwortlich. Das Team legt also auch gemeinsam fest, nach welcher Systematik neue Aufgaben visualisiert und dann bearbeitet werden.
4. Ein letzter Leitgedanke ist der der kontinuierlichen Verbesserung. Dazu sieht Kanban regelmäßige Reflexions- und Feedbackmeetings vor, in denen gemeinsam nach Verbesserungsmöglichkeiten gesucht wird.

Die neuen Arbeitsmethoden gehen mit verschiedenen neuen Rollen einher. Da Scrum eine der am weitesten verbreiteten agilen Arbeitsmethoden ist und ein sehr klares Rollenkonzept hat, stelle ich Ihnen dieses im nächsten Podcast vor. Bleiben Sie also neugierig!

Daniela Behrendt, Tutorin der Deutschen Akademie für Management