Wenn die Planung Ihres Events abgeschlossen ist, die fünf W-Fragen beantwortet sind, beginnt die notwendige Öffentlichkeitsarbeit, um die Zielgruppe Ihres Events zu erreichen.
Bei der Öffentlichkeitsarbeit müssen Sie Kosten und Nutzen immer im Auge behalten und dann entscheiden, welche der folgenden Aktionen rentabel ist:
- Anzeigen in Zeitungen und Zeitschriften
- Internetwerbung
- Audiovisuelle Werbebeiträge in Radio, Fernsehen und/oder Kino
- Plakate auf Plakatwänden, in Verkehrsmitteln und an der Straßenbeleuchtung, Banner als Straßenüberspannung
- Postkarten und Flyer, die an öffentlich zugänglichen Orten wie Gaststätten, Veranstaltungsorten, Touristikbüros, bei Banken und Sparkassen und im Einzelhandel ausgelegt werden
- Infopost an Kundschaft, interessierte Haushalte oder an alle Einwohnerinnen und Einwohner einer bestimmten Region
- Events im Vorfeld der eigentlichen Veranstaltung
Aktivitäten im Bereich der Presse-, Öffentlichkeitsarbeit und Werbung gehören in den Bereich der Kommunikationspolitik oder Promotion und sind ein wichtiges Element im sogenannten Marketing-Mix.
Der Marketing-Mix besteht aus vier P:
- Product (Produktpolitik), die das Produkt bzw. Event für die anvisierte Zielgruppe attraktiv gestaltet.
- Price (Preispolitik), die die Zahlungsbereitschaft der potenziellen Kundschaft herausfindet und damit den Preis für das Produkt bzw. die Eintrittskarte zum Event festlegt.
- Place (Distributions- bzw. Vertriebspolitik), die den Vertrieb des Produkts effizient gestaltet, also etwa eine kundenfreundliche Organisation des Ticketings garantiert.
- Promotion (Kommunikationspolitik), die die Form und den Inhalt der Information über das Event bestimmt, die der Öffentlichkeit vermittelt werden.
Je nach Beschaffenheit des Events liegt der Schwerpunkt auf einer anderen Politik, wobei die Promotion im Eventbereich häufig dominiert.
Wichtig für das Event als Alleinstellungsmerkmal ist ein passendes Design, das Identität stiftet, potenziell Interessierte anspricht und auf allen Kanälen verwendbar ist. Ein solches Design erzeugt einen Wiedererkennungs- und Synergieeffekt.
Das Design besteht dabei aus verschiedenen Komponenten, nämlich einem Logo als Markenzeichen mit wiederkehrenden, einheitlichen und damit identitätsstiftenden Farben, Symbolen, Schrifttypen und -größen.
Das Logo steht als Symbol für das Event, die Corporate Identity, solange es besteht.
Es sollte ausdrucksstark und repräsentativ sein, sodass schon dieses kleine, immer wieder auftauchende Bild das ganze Konzept vermittelt.
Das Logo hat zwar Bestand, aber das Design für die Werbemittel muss zu jeder weiteren Auflage des Events neu und attraktiv gestaltet werden. Es soll einerseits den Wiedererkennungseffekt ausnutzen, andererseits aber auch frisch wirken und als Blickfang insbesondere neues Publikum auf das Event aufmerksam machen.
Bei der Gestaltung der Werbemedien, ob Anzeige, Plakat oder Flyer, sollten Sie darauf achten, dass das Thema oder besondere Eigenschaften des Events im Vordergrund stehen.
Die Gestaltungselemente müssen die jeweilige Zielgruppe ansprechen – sind es mehrere Zielgruppen, ist zu überlegen, ob diese nicht sogar über verschiedene Aufmachungen zu erreichen sind.
In enger Verbindung mit Marketing und Öffentlichkeitsarbeit steht die Pressearbeit für ein Event. Hören Sie dazu die nächste Folge des Podcasts Eventmanagement.
Dr. Annette Scholz, Studienbriefautorin der Deutschen Akademie für Management
