Marketingkommunikation 2020 – Folge 12: Vorsicht beim Umgang mit Kundendaten

Sie ist derzeit in aller Munde: Die Datenschutzgrundverordnung der EU – kurz: DSGVO. Und sie sorgt für jede Menge Unsicherheit in Organisationen und Unternehmen, die Daten Ihrer Kunden und Interessenten erheben, sie speichern und – zum Beispiel gerade zu Marketingzwecken – weiterverwenden. In Wahrheit ändert die DSGVO wenig: Ihr zentrales Anliegen, der Schutz personenbezogener Daten vor Missbrauch, war schon zuvor in entsprechenden nationalen Gesetzen und Verordnungen geregelt. Wenn Sie also schon bisher auf den Schutz Ihrer Kundendaten geachtet haben, brauchen Sie sich eigentlich keine großen Gedanken zu machen. Haben Sie dem Thema bisher aber gar keine Aufmerksamkeit geschenkt, dann sollten Sie die DSGVO zum Anlass nehmen, den Umgang in Ihrem Unternehmen mit den personenbezogenen Daten Ihrer Kunden und Geschäftspartner auf den Prüfstand zu stellen. Beachten Sie dabei vor allem die Fallstricke, die sich bei der Datenerhebung, der Datenverwendung, der Datenweitergabe und der Datenspeicherung ergeben: Stellen Sie sicher, dass Sie die Daten, die Sie von Kunden oder Interessenten erhoben haben, oder die diese Ihnen zur Verfügung gestellt haben, ausschließlich zu dem Zweck verwenden, zu dem sie erhoben wurden oder für den Ihnen eine ausdrückliche Genehmigung vorliegt. Versenden Sie zum Beispiel keine Newsletter ungefragt an die Adressen potentieller Kunden – dies gilt für den elektronischen Versand etwa an E-Mail-Adressen natürlich ebenso wie für den analogen Postweg an private Briefkästen. Erheben und speichern Sie ausschließlich die Daten von Kunden und Interessenten, die für die betreffende Geschäftsbeziehung mit der Person – zum Beispiel der Begründung und Durchführung eines Vertragsverhältnisses – tatsächlich notwendig sind. Geben Sie auf gar keinen Fall die personenbezogenen Daten Ihrer Kunden an Dritte weiter, ohne dass Sie sich dafür die ausdrückliche Genehmigung der betreffenden Person eingeholt haben. Und zu guter Letzt: Vernichten, beziehungsweise löschen Sie Daten zeitnah und regelmäßig, sobald keine Geschäftsbeziehung mehr besteht – und natürlich sofern keine handels- oder steuerrechtlichen Vorgaben die Aufbewahrung vorschreiben.