Wenn klar ist, was und wen Sie mit Ihrem Event erreichen möchten, können Sie sich Gedanken um den Veranstaltungsort machen.
Bestimmte Events sind an einen Ort gebunden. So ist zum Beispiel klar, dass ein Tag der offenen Tür immer auf dem jeweiligen Firmengelände stattfindet.
Um den richtigen Ort für das Event recherchieren und festlegen zu können, müssen Sie zunächst folgende Parameter bestimmen:
- ungefähre Anzahl der Teilnehmenden,
- Formate, zu denen Plenumssitzungen, Konzerte, Workshops, Ausstellungen, Aufführungen, Fachvorträge und Messestände gehören können,
- dafür benötigte Räume und Technik,
- Anzahl der parallel stattfindenden Formate,
- Zeitpunkt und Zeitraum des Events,
- Gewünschtes Ambiente/Image.
Denken Sie bei mehrtägigen Events auch an Übernachtungsmöglichkeiten.
Bei vielen Veranstaltungen sind die Räume im Einzelnen nicht festgelegt, wohl aber bestimmte technische und dramaturgische Anforderungen.
Der Ort kann auch grundlegender Bestandteil des Inhalts des Events sein.
Denken Sie etwa an eine Weinprobe in einem Weinkeller!
Bei der Auswahl des Ortes sind neben den technischen und gestalterischen Anforderungen insbesondere gesetzliche Vorgaben zu beachten.
Je nach Event muss die Projektleitung unterschiedliche Aspekte berücksichtigen.
Grundsätzlich muss ein Ort, der für ein Event genutzt werden soll, immer über eine bestimmte Infrastruktur verfügen:
- Strom,
- Sanitäranlagen,
- Erreichbarkeit des Veranstaltungsorts (mit öffentlichen Verkehrsmitteln und/oder Auto, sodass über Parkplätze nachgedacht werden muss),
- Brandschutz und Fluchtwege,
- medizinische Versorgung.
Denken Sie etwa an den Aufbau eines Open-Air-Kinos auf einem unbebauten Platz.
Außer der grundsätzlichen Ausrüstung, benötigen Sie eine Leinwand, Sitzgelegenheiten, einen Filmprojektor, Filme und eventuell einen Getränkeausschank oder Kiosk.
Sie müssen dabei beachten, dass
- technische sowie gastronomische Ein- und Aufbauten wie Bühnen und Bühnentechnik oder Küchen und Theken gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
- die Installation der Technik möglich ist,
- die Kosten der Umsetzung des Events an diesem Ort erschwinglich sind,
- der Ort zum gewählten Zeitpunkt zur Verfügung steht.
Regelmäßig für Veranstaltungen genutzte Räumlichkeiten wie Messegelände, Kongress- und Veranstaltungszentren, Theater, Kinos oder Nebenzimmer von Gaststätten erhalten nur dann eine Betriebserlaubnis, wenn sie über diese Infrastruktur und die entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen verfügen.
Anders verhält es sich bei Orten, die nur gelegentlich oder einmalig für Events genutzt werden. Hier muss sich der Veranstalter selbstständig um die Bereitstellung dieser grundlegenden Infrastruktur kümmern und die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen treffen.
Bei Veranstaltungen im öffentlichen Raum ist immer eine Nutzungsgenehmigung der kommunalen Verwaltung einzuholen. Regelungen des Umwelt- und des Lärmschutzes sind einzuhalten.
Steht der Veranstaltungsort – das Wo? – fest, muss das Event zeitlich geplant werden. Hierzu hören Sie die nächste Folge des Podcasts Eventmanagement.
Dr. Annette Scholz, Studienbriefautorin der Deutschen Akademie für Management
