In selbstorganisierten und eigenverantwortlichen Teams ist es naheliegend, dass Teams auch für die Auswahl ihrer neuen Kollegen verantwortlich sind. Das hat viele Vorteile:
- Die Ausarbeitung des Anforderungsprofils ist oft besser, weil die Mitarbeiter des Teams die zu besetzende Stelle und ihre Anforderungen am besten kennen
- Das Team fühlt sich verantwortlich für die Besetzung der Stelle und wirbt deshalb in den eigenen Netzwerken oder spricht geeignete Kandidaten im Bekanntenkreis an
- Die Ansprache erfolgt authentisch und in der Sprache der Bewerber
- Das Kennenlernen des Teams ist Bewerbern heutzutage sehr wichtig. Wenn Teams die Auswahl selbst durchführen, lernen sich Bewerber und zukünftige Kollegen viel früher kennen
- Die Qualität der Auswahlentscheidung ist durch die Einbindung einer Vielzahl von Beteiligten i.d.R. besser
- Weil das Team nach der Auswahl natürlich am Erfolg der eigenen Entscheidung interessiert ist, ist es viel eher bereit, sich aktiv in die Einarbeitung des neuen Kollegen mit einzubringen.
Wenn das Team alleinverantwortlich für die Auswahl ihrer Kollegen ist, ist es hilfreich die anfallenden Aufgaben auf verschiedene Schultern bzw. Rollen zu verteilen:
- Es gibt einen Verantwortlichen. Er ist für den Gesamtprozess verantwortlich. Er lädt zu Arbeitssitzungen ein, koordiniert den Prozess, treibt Entscheidungen und nächste Schritte voran.
- Der Gesprächsführer führt die Interviews und Vertragsverhandlungen mit den Kandidaten. Häufig ist der Verantwortliche gleichzeitig auch der Gesprächsführer.
- Der Assistent unterstützt den Verantwortlichen. In einem ungeübten Team sollte diese Aufgabe zunächst durch einen Experten der Personalabteilung oder durch die Führungskraft wahrgenommen werden, von dem das Team lernen kann. Wenn es dann eigene Erfahrungen gesammelt hat, kann der Assistent auch ein Mitarbeiter des Teams sein. Der Verantwortliche, der Gesprächsführer und der Assistent übernehmen die Sichtung und Vorauswahl der Bewerbungen und treffen zusammen die Entscheidung, wer zu einem weiteren Gespräch eingeladen wird.
- Der Administrator übernimmt die administrativen Aufgaben, wie z.B. die Bewerberkorrespondenz oder die Terminkoordination. Diese Aufgaben können aber auch vom Verantwortlichen oder dem Assistenten bearbeitet werden.
- Das Einstellungsteam besteht i.d.R. aus 3-5 Mitarbeitern. Mindestens 2 Mitarbeiter des Einstellungsteams kommen aus dem Team, für das die Stelle zu besetzen ist. Sinnvoll ist es, auch jemanden aus einem anderen Team, mit dem der Kandidat zukünftig zusammenarbeiten wird, mit in das Einstellungsteam zu nehmen. Das Einstellungsteam
- entwickelt das Anforderungsprofils
- formuliert das Stelleninserats
- verbreitet die Ausschreibung über die definierten Kanäle
- führt Vorstellungsgespräche
- Das Team ist die Gesamtheit des Teams, für das eingestellt wird. Es wird in folgende Prozessschritte eingebunden:
- Verbreitung der Ausschreibung in den eigenen Netzwerken
- Direktansprache von Kandidaten im eigenen Netzwerk
- Treffen der finalen Entscheidung
- Einarbeitung des neuen Kollegen
Wenn das Team den zukünftigen Kollegen selbst auswählt, geht natürlich nicht immer alles glatt. Typische Stolperfallen sind z.B. folgende:
- Worst-Case: Die Person, die das Team einstellt, passt nicht. Ist das jetzt ein Beweis dafür, dass der eigenverantwortliche Prozess nicht funktioniert? Oder ist es nicht so, dass es auch im klassischen Prozess Fehleinstellungen gibt. Nutzen Sie den Fehler als Chance, den Prozess zu reflektieren und daraus zu lernen.
- Der zeitliche Aufwand für den Gesamtprozess wird insbesondere von wenig erfahrenen Teams häufig unterschätzt und der Personalauswahl dann nicht die notwendige Priorität eingeräumt. Es besteht dann z.B. die Gefahr, dass Bewerber zu lange auf Rückmeldungen warten müssen und im Prozess abspringen.
- Oder es fehlt an tatkräftiger Unterstützung durch Experten und an Qualifizierung für die einzelnen Rollen, insbesondere bei unerfahrenen Teams
Um diese Stolperfallen zu vermeiden, ist insbesondere am Anfang eine Begleitung durch einen erfahrenen Auswähler ganz wichtig. Dieser sollte aber wirklich nur begleiten, beraten und unterstützen und nicht die Verantwortung für die Durchführung übernehmen. Nur so kann das Team lernen, wie es Mitarbeiter selbstorganisiert und eigenverantwortlich auswählt.
Unerfahrene Teams brauchen Qualifizierung, Mitarbeiter rufen nach fachlicher und persönlicher Weiterentwicklung und wollen für neue Arbeitsmethoden und neue Rollen geschult werden. Wie Personalentwicklung in der neuen Arbeitswelt aussehen kann, erfahren Sie im nächsten Podcast. Bleiben Sie also neugierig!
Quelle:
Hermann Arnold (2016): Wir sind Chef – Wie eine unsichtbare Revolution Unternehmen verändert, Haufe Verlag, S. 137-157.
Daniela Behrendt, Tutorin der Deutschen Akademie für Management
