Wenn Sie sich für ein Veranstaltungsformat entscheiden, stecken Sie Ihre Ziele und Erwartungen, das Was? ab und legen gleichzeitig eine Zielgruppe fest. Sie entscheiden Wen? Sie mit Ihrem Event erreichen möchten.
Eine Veranstaltung am späten Freitagabend in einer Großraumdisco zum Beispiel hat eine andere Zielgruppe als am Samstagvormittag auf einem Indoor-Spielplatz.
Um die Größe und den zeitlichen Rahmen des geplanten Events zu bestimmen, müssen Sie außer den Örtlichkeiten und dem Termin, den finanziellen Rahmen und das eingebundene Personal bestimmen.
Alle Aspekte bedingen sich gegenseitig und müssen aufeinander abgestimmt werden.
Die Umsetzung, das Wie? der Organisation, ist sehr komplex und schließt mehrere Bereiche ein.
Personalplanung ist dabei ein wichtiger Faktor.
Für jedes Event sollten Sie auf Personal mit entsprechenden Fachkenntnissen zählen. Dieses variiert je nach Event- und Themenbereich.
- Für ein Filmfestival benötigen Sie Filmkenner
- Für ein Sportevent die Sportler etc.
Für eine sichere Personalplanung ist es hilfreich, die mit dem Event verbundenen Aktivitäten abzugrenzen und die daran geknüpften Aufgaben zu definieren.
Daraus ergibt sich der jeweilige Personalbedarf.
Dieser wächst, je näher der Veranstaltungstermin rückt, erreicht während der Durchführung seinen Höhepunkt und nimmt danach schnell wieder ab.
Bevor Sie Spezialistinnen und Spezialisten beziehungsweise Hilfskräfte ohne weitere Fachkenntnisse engagieren, fragen Sie sich, ob Sie das Event alleine mit Personal aus dem Unternehmen bestreiten können.
Alle Events benötigen Personal für die Bereiche:
- Management
- Personalverwaltung
- Finanzverwaltung
- inhaltliche Gestaltung
- Werbung
- Öffentlichkeitsarbeit
- Technik
Teamarbeit ist für ein gelungenes Event unerlässlich.
Oft muss an verschiedenen Aufgaben parallel gearbeitet werden, da sich die verschiedenen Aspekte gegenseitig bedingen.
Je nach Größe des Events ist es sinnvoll, verschiedene Teams mit entsprechenden Fachleuten einzusetzen.
Flüssige Kommunikation zwischen diesen Teams ist das A und O für eine erfolgreiche Organisation.
Unerlässlich sind dabei regelmäßige Absprachen in Meetings oder Sitzungen, denn jede Entscheidung in einem Bereich kann Auswirkungen auf die anderen haben.
Damit die Teamarbeit bei der Eventorganisation reibungslos funktioniert, ist nicht nur der Austausch von Informationen notwendig. Auch die Chemie zwischen den Teammitgliedern muss stimmen.
Eine wertschätzende Grundhaltung, Vertrauen in die Fähigkeiten der anderen und gezielte Aktivitätenhelfen dabei sehr.
Ein gemeinsames Kaffeetrinken am Morgen oder ein After-Work-Bier wirken manchmal Wunder.
Trotz sich wiederholender Prozesse und Routinen ist jedes Event ein singuläres Ereignis, das auf den Punkt genau geplant, vorbereitet und durchgeführt wird.
Eventmanagerinnen und -manager müssen daher in der Lage sein, permanent vorausschauend in Abläufen, Prozessen und Konsequenzen zu denken.
Die Arbeit erfordert außerdem
- hohes Maß an Flexibilität
- Genauigkeit
- Engagement
- Bereitschaft zu punktueller Mehrarbeit
- Stressresistenz
- Offenheit für Kritik
Im Team zählt nicht die Einzelleistung, sondern das Gesamtergebnis.
Dr. Annette Scholz, Studienbriefautorin der Deutschen Akademie für Management
