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11. Februar 2020 | von Dipl.-Kffr. Daniela Behrendt

Projektplanung mit Planning Poker

Haben Sie Lust weitere Schritte in Richtung agiles Arbeiten zu gehen? Heute stelle ich Ihnen dazu die nächste agile Methode vor, nämlich das Planning Poker.

Teil der Planungsphase eines Projektes ist es abzuschätzen, wie groß der zeitliche Aufwand für das Gesamtprojekt ist. Dabei gehen die Meinungen oft weit auseinander und häufig wird eher grob geschätzt als konkret kalkuliert. Solche groben Schätzungen werden dann wegen der meist vorherrschenden Unsicherheit gerne mit großzügigen Puffern bestückt. Dieses Überdimensionieren von Ressourcen verschwendet aber Zeit und Geld.

Planning Poker hilft Ihnen die Aufwandsschätzung zu konkretisieren. Es handelt sich dabei um eine agile, motivierende Methode zur Aufwandsschätzung für einzelne Aufgaben, User Stories und ganze Projekte. Beim Planning Poker geht es darum, für jede einzelne Aufgaben sogenannte Story Points zu vergeben. Diese Story Points spiegeln den Aufwand wider, den es zur Fertigstellung der Aufgabe braucht.

Und nun kommen wir zum spielerischen Teil:

In der Praxis haben sich für Planning Poker folgende Spielregeln etabliert:

  • Idealerweise nehmen nicht mehr als zehn Teilnehmer teil. Sonst wird die Runde zu groß und man verliert leicht den Überblick.
  • Nutzen Sie eine Timebox, damit es nicht zu endlosen Diskussionen kommt. Die Erfahrung zeigt, dass eine Diskussion nicht viel länger als 3 Minuten gehen sollte.
  • Jedes Projektmitglied bekommt einen Satz von 13 Planning Poker Karten. Auf jeder dieser Karten findet sich ein Zahlenwert. Dieser entspricht dem geschätzten Aufwand.
  • Das Spiel beginnt mit der Definition eines Basiswertes. Dazu wird eine bekannte Aufgabe mit mittlerer Komplexität als Referenzaufgabe definiert und bewertet. Anschließend werden alle anderen Aufgaben mit dieser Referenzaufgabe verglichen und bewertet.
  • Ein Teilnehmer, der die zu bewertende Aufgabe gut kennt, erklärt sie kurz den anderen Teilnehmern. Falls nötig, tauschen sie sich noch kurz aus, um Klarheit über die Anforderungen zu erzielen.
  • Nun stellt sich jeder Teilnehmer die Frage, ob die bewertende Aufgabe etwa gleich groß, kleiner, viel kleiner oder viel größer als die Referenzaufgabe ist, wählt die dazugehörige Karte aus und legt sie verdeckt vor sich ab.
  • Auf ein Zeichen und drehen alle Teilnehmer ihre Spielkarte um. Nachträgliche Korrekturen sind nicht mehr möglich – gelegt ist gelegt!
  • Sollten die Schätzungen stark voneinander abweichen, diskutieren die beiden Teilnehmer mit dem höchsten und dem niedrigsten Schätzwert ihre Schätzung. Die anderen Teilnehmer hören dabei nur zu. Anschließend wird die gleiche Aufgabe noch einmal von allen Teilnehmern bewertet. In die neue Schätzung fließen nun die Erkenntnisse der Diskussion mit ein. Die Schätzung wird ggf. solange fortgeführt, bis ein Konsens erreicht wird. In der Praxis hat sich gezeigt, dass dies meist spätestens nach drei Runden der Fall ist.
  • Auf diese Weise werden sämtliche Aufgaben nacheinander bewertet.

Durch das Feilschen um Punkte wird im Team ein einheitliches Verständnis über den Inhalt und Aufwand der Aufgaben erzeugt. Durch die Einigung wird eine geteilte Verantwortung erreicht. Ein Herausreden ist dann kaum noch möglich.

Und nicht zuletzt macht das agile Schätzverfahren mit den Spielkarten richtig Spaß. Probieren Sie es aus!

Im nächsten Podcast stelle ich Ihnen noch ein Poker Tool vor: das Delegation Poker. Bleiben Sie also neugierig!

 

Quellen:

André Häusling, Esther Römer, Nina Zeppenfeld (2019): Praxisbuch Agilität – Tools für Personal- und Organisationsentwicklung, Haufe-Lexware Verlag.

https://www.kayenta.de/training-seminar/artikel/planning-poker-anleitung-und-regeln-zur-aufwandschaetzung-in-agilen-projekten.html

 

 

Daniela Behrendt, Tutorin der Deutschen Akademie für Management

 

 

Dieser Beitrag ist Teil der Reihe „Agilität“.

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Dipl.-Kffr. Daniela Behrendt
Nach einer Ausbildung als Hotelkauffrau studierte Daniela Behrendt in Berlin an der Humboldt Universität und der Freien Universität Betriebswirtschaftslehre mit den Schwerpunkten Organisation und Führung sowie Personalmanagement. Umfassende Kenntnisse und Erfahrungen in der Personalberatung und –entwicklung gewann sie durch ihre langjährige Tätigkeit im Personalbereich der Daimler AG. Schwerpunkte ihrer Arbeit waren die Durchführung von Potenzialanalysen, Assessement und Development Centern, die Konzeption von Personalentwicklungsprogrammen für High Potentials und Führungskräfte sowie die Steuerung internationaler Mitarbeitereinsätze. Seit 2009 arbeitet Frau Behrendt als selbständige Beraterin für Personal-und Organisationsentwicklung für mittelständische Unternehmen. Dabei steht sie ihren Kunden als HR-Generalist für klar umrissene Aufgaben zeitlich befristet zur Verfügung. Sie unterstützt und begleitet im Tagesgeschäft, bei der Konzeption und Umsetzung moderner HR-Strategien und -instrumente sowie der Planung und Steuerung von HR-Projekten. Als Dozentin für Personalmanagement ist es ihr ein besonderes Anliegen, die Studierenden für Chancen und Herausforderungen der Personalarbeit zu begeistern, ihre Kompetenzen fachspezifisch auszubauen und sich so neue Karrieremöglichkeiten zu erschließen. Ihre Schwerpunkte liegen in den Themenfeldern Personalauswahl, Personalentwicklung und Führung.
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