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20. Januar 2022 | von Anika Rosche

The future of onboarding: So gehen Sie die Herausforderungen der Einführung neuer Mitarbeitender an!

Die Arbeitswelt hat sich gewandelt. Schon vor der Pandemie standen Themen wie Digitalisierung im Raum. Der Zwang, die Mitarbeitenden aufgrund der Pandemielage weitestgehend ins Homeoffice zu schicken, hat der Digitalisierung einen Schub versetzt. Plötzlich fühlten sich Unternehmen gezwungen, digitale Prozesse und Arbeitsweisen zu etablieren. Und nach fast zwei Jahren Pandemieerfahrung wird vielerorts festgestellt: es funktioniert. Und gerade dadurch eröffnen sich den Unternehmen auch auf anderen Gebieten vollkommen neue Möglichkeiten. Beispielsweise kann durch remote Zusammenarbeit die Rekrutierung von Mitarbeitenden aus anderen Ländern leichter umgesetzt werden. Die Zusammenarbeit über Landes- und Zeitgrenzen hat sich dadurch deutlich vereinfacht. Zwar bestehen noch immer einige arbeitsrechtliche, sozialversicherungsrechtliche und steuerrechtliche Herausforderungen, die jedoch von vielen Unternehmen mittlerweile in Kauf genommen und gelöst werden, um sich mit den richtigen Arbeitskräften für die Zukunft auszustatten. Dadurch hat natürlich auch die Diversität der Teams deutlich zugenommen. Diese Gemengelage bedeutet nicht nur für die Führungskräfte neue Herausforderungen, sondern für alle Mitarbeitenden hat sich die Arbeitswelt grundlegend verändert.

Das Onboarding  – also die Einführung neuer Mitarbeitenden in das Unternehmen innerhalb der Probezeit – ist eine wichtige Phase, die den Grundstein legt, ob eine Zusammenarbeit mit neuen Mitarbeitenden gelingt oder eine Trennung innerhalb der Probezeit angesagt ist. Der Kandidatenmarkt ist inzwischen ein Bewerbermarkt geworden, sodass sich Unternehmen positiv positionieren und von der Konkurrenz abheben müssen, um ihre Vakanzen zu füllen. Ein herausragendes Onbording-Konzept, das über die Unternehmensgrenzen hinaus bekannt ist, kann hier der entscheidende Faktor sein, warum sich ein Kandidat oder eine Kandidatin für ein oder gegen ein anderes Angebot entscheidet. Somit lautet also die Frage: wie sollte ein Onboarding aussehen, das sich abhebt und gleichzeitig diversen Teamstrukturen und remote Arbeitskonzepten Rechnung trägt?

Ein erster wichtiger Faktor für ein gutes Onboarding ist das Timing. Denn entgegen der lange gelebten Praxis beginnt die Integration neuer Mitarbeitender bereits vor dem ersten Arbeitstag. So kann die Zusendung hilfreicher Informationsmaterialien für neue Mitarbeitende wertvolle Hinweise bieten. Hier ist jedoch Feingefühl gefragt: es ist ein schmaler Grat zwischen „genügend Infos bereitstellen“ und „Druck aufbauen“. Denn keinesfalls sollte der neue Mitarbeitende das Gefühl haben, vor dem ersten Arbeitstag bereits mit allen Strukturen, Themen, dem Teamaufbau und vielleicht sogar Details der Arbeitsaufgabe vertraut sein zu müssen. Bei den Informationen vor dem ersten Arbeitstag geht es vielmehr darum, bereits eine emotionale Bindung an den Arbeitgeber aufzubauen. Beispielsweise ist es sinnvoll, individuell zusammengestellte Unterlagen zu Arbeitsgeber-Benefits bzw. Sozialleistungen zur Verfügung zu stellen. Ihre neue Arbeitskraft hat ein Kind im Kindergartenalter und Sie bieten Zuschüsse für den Kindergarten an? Perfekt, informieren Sie darüber, was zu tun ist, um den Zuschuss zu erhalten. Sie bieten eine Mobilitätslösung, z. B. ein Mitarbeiter-Bahnticket an? Dies könnte für Mitarbeitende von Interesse sein, wenn sie nicht unbedingt fußläufig vom Büro entfernt wohnen. Ihr neuer Mitarbeitender wird full remote arbeiten? Vielleicht haben Sie ja Zuschüsse für höhenverstellbare Schreibtische, Strom oder sonstige Dinge für solche Mitarbeitende im Portfolio. An dieser Stelle gilt immer das Credo: geben Sie hilfreiche Informationen proaktiv weiter, Ihr neuer Mitarbeitender wird es Ihnen danken und sich umso mehr auf seinen/ihren ersten Arbeitstag freuen. Darüber hinaus bietet es sich immer an, neue Mitarbeitende bereits vor dem Start zu Teamevents einzuladen. Gerade in der Pandemie finden viele Formate digital statt. Warum nicht ein Kennenlernen in lockerer Atmosphäre vorab ermöglichen?

Steht der erste Arbeitstag bevor, ist auch hier eine gute Vorbereitung von Unternehmensseite essentiell. Schließlich soll sich der neue Mitarbeitende sofort wohl fühlen und nicht wie eine Last vorkommen. Seien Sie sowohl für remote- als auch Vor-Ort-Onboardings vorbereitet wenn Ihr Unternehmen beides anbietet. Schön ist natürlich immer eine persönliche Begrüßung mit einem kleinen Präsent wie Blumen o. ä.. Informelle Gespräche am Anfang helfen, die erste Unsicherheit zu überwinden und einen Draht aufzubauen. Dies ist sowohl im Büro als auch remote möglich. Ermutigen Sie Ihre neuen Mitarbeitenden, sogenannte Coffee-Calls mit allen Teammitglieder und wichtigen anderen Ansprechpartnern/-innen einzustellen. Solche Treffen sind keinesfalls verschwendete Zeit, sondern helfen allen, Verbindungen zu knüpfen und zukünftige direkte Ansprachen zu ermöglichen. Wenn Sie die Möglichkeit haben, ein Mentoring oder eine zentrale Ansprechpartnerin für das Onboarding in Ihrer Abteilung anzubieten, nutzen Sie sie bitte unbedingt. Nichts ist so hilfreich für einen Neustart wie jemand, der sich bereits mit den Gepflogenheiten und Vorgehensweisen im Unternehmen auskennt und für neue Mitarbeitende verantwortlich fühlt. Ergänzend sind die bereits üblichen Einführungstage für neue Kollegen un Kolleginnen zum allgemeinen Überblick über das Unternehmen, die Führungskräfte, die Aufgaben der verschiedenen Abteilungen etc. sinnvoll. Sollten Sie bereits Erfahrungen mit diversen Teams in Ihrem Unternehmen haben, lassen Sie alle wichtigen Aspekte aus einer möglichen Diversity Richtlinie auch ins Onboarding einfließen. Je mehr Sie alle Themen miteinander verzahnen, desto mehr Erfolg werden Sie mit Ihnen haben. Und alle kulturellen Aspekte, die Sie Ihren neuen Mitarbeitenden bereits zu Anfang mitgeben, können von Tag eins an gelebt werden und müssen nicht nachträglich implementiert werden. Auch hier kann das Mentoring oder der/die zentrale Ansprechpartnerin für das Onboarding wertvolle Unterstützung bieten.

Neben all diesen Aspekten sollte natürlich nicht vergessen werden, dass auch eine fachliche Einarbeitung stattfindet. Diese läuft ebenfalls ab Tag eins des Onboarding. Wichtig ist jedoch gerade in den ersten zwei bis vier Wochen (je nach Unternehmensgröße), wie die Gewichtung zwischen kultureller und sozialer Integration im Vergleich zur fachlichen Einarbeitung aussieht. Gerade zu Anfang sollte Wert auf ein „Ankommen“ der neuen Mitarbeitenden gelegt werden. Wenn ein gewisses Zugehörigkeitsgefühl vorhanden ist, kann der Anteil der fachlichen Einarbeitung deutlich zunehmen. Hier sollten Führungskräfte so nah an ihren Neustartern sein, um dies einschätzen und steuern zu können. Für die eigene Orientierung sollten Führungskräfte ihren Neustartern auch möglichst viel Transparenz über die geplante Einarbeitung geben und mit Angeboten zu Feedbackgesprächen nah dran bleiben. Denn je schneller erkannt wird, dass etwas nicht wie vorgesehen läuft, desto schneller kann nachjustiert werden.

Und je mehr neue Mitarbeitende Sie haben, die über ihr tolles Onboarding sprechen, desto höher die Chance, neue Kandidaten und Kandidatinnen für sich zu gewinnen.

 Lesen Sie mehr dazu:

https://www.humanresourcesmanager.de/news/onboarding-in-diversen-teams-schema-f-funktioniert-nicht.html

https://www.humanresourcesmanager.de/news/head-of-onboarding-unterstuetzung-fuer-einen-guten-start.html

Anika Rosche
Anika Rosche hat Medienwirtschaft studiert, eine Ausbildung zur Verlagskauffrau absolviert sowie Zertifzierungen als Personal- und Projektmanagerin abgeschlossen. Sie ist Geprüfte Personalmanagerin (DAM) und arbeitet als HR Director Holding.
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