Haben Sie Lust weitere Schritte in Richtung agiles Arbeiten zu gehen? Heute stelle ich Ihnen dazu die nächste agile Methode vor: das Timeboxing .
Zeit ist eine sehr kostbare Ressource. Das gilt insbesondere in der heutigen schnelllebigen Welt. Wer seine Zeit nicht richtig nutzt, schafft am Ende wenig bis gar nichts. Aufschieberitis und Multitasking führen oft dazu, dass nichts wirklich erledigt wird oder Deadlines nicht eingehalten werden.
Auf der anderen Seite kennen Sie bestimmt auch Situationen, in denen Sie selbst erstaunt sind, wie viel Sie schaffen, wenn Sie unter Druck stehen? Wenn z.B. der Chef reinkommt und sagt, dass er in zehn Minuten einen Bericht über den aktuellen Stand haben will. Normalerweise würden Sie viel länger brauchen, doch durch das fixierte Zeitfenster arbeiten Sie effizienter, schauen nur auf das wirklich Wichtige und schaffen es deshalb rechtzeitig, den gewünschten Bericht vorzulegen.
Timeboxing kann Ihnen dabei helfen, solche Situationen systematisch herbeizuführen.
Es profitiert vom sogenannten Parkinsonschen Gesetz. Dieses besagt, dass Sie für eine Aufgabe genau so lange brauchen, wie Ihnen Zeit zur Verfügung steht. Wenn Sie sich eine realistische Timebox von 90 Minuten setzen, werden Sie in dieser Zeit fertig und schaffen ein gutes Ergebnis. Fehlt ein solch zeitlicher Rahmen, dauert die Arbeit i.d.R. länger.
Der Grundgedanke des Timeboxings besteht darin, für klar definierte Aufgaben, Meetings und Projekte klar definierte Zeitfenster – also Timeboxes – festzulegen.
So schaffen Sie es, sich auf die anstehenden Aufgaben zu fokussieren und diese fertig zu stellen, bevor Sie sich dem nächsten Thema zuwenden.
Meetings beginnen und enden pünktlich und konzentrieren sich inhaltlich auf das Wesentliche. Nicht jeder erzählt jedem alles, sondern es werden nur die Informationen ausgetauscht, die für alle Beteiligten von Bedeutung sind.
In großen Projekten sorgt Timeboxing für Planungssicherheit, weil Planungen für überschaubare Zeitabschnitte mit höherer Genauigkeit möglich sind als für ein komplettes Projekt.
Damit Sie von den Vorteilen des Timeboxings profitieren können, ist v.a. Disziplin erforderlich: Halten Sie sich konsequent an die definierten Zeitfenster. Überziehen Sie auf keinen Fall. Beenden Sie die Arbeit am Ende des Zeitfensters, auch wenn nicht alle geplanten Inhalte abgeschlossen sind. Schieben Sie noch offene Teile in eine nachfolgende Timebox oder streichen Sie sie. Gerade in der Einführungsphase führt diese Strenge oft zu Widerstand, weil nicht alle zu Wort kommen. Aber keine Sorge, von solchen Situationen lernt Ihr Team und wird schon beim nächsten Meeting die Zeit besser im Griff haben. Probieren Sie es aus!
Typisch für agiles Arbeiten ist die konsequente Fokussierung auf den Kundenbedarf. Um ein möglichst klares Bild des Kunden und seiner Bedürfnisse zu haben, hilft die Entwicklung von sogenannten Personas. Im nächsten Podcast stelle ich Ihnen die Arbeit mit Personas als ein weiteres Merkmal agilen Arbeitens vor. Bleiben Sie also neugierig!
Quellen:
https://karrierebibel.de/timeboxing/
https://scrum-master.de/Scrum-Meetings/Time-Boxing
Daniela Behrendt, Tutorin der Deutschen Akademie für Management
