Personen verlassen Unternehmen aus verschiedenen Gründen. Grob kann man die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in zwei Kategorien einteilen. Erstens in von Unternehmen beendete Arbeitsverhältnisse und zweitens in vom Personal beendete Arbeitsverhältnisse. Bei Ersterem können verschiedene Ursachen der Fall sein. Beispielsweise müssen Unternehmen in Krisenzeiten – entweder selbst oder von außen verschuldet – oder aufgrund von mangelhaftem Wissen, Fähigkeiten und Kompetenzen sowie mangelndem Engagement Personal entlassen. Beim Zweiten geht die Beendigung des Arbeitsverhältnisses von der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter aus. Abgesehen vom Eintritt in die Rente steht in diesem Bereich vor allem der angestrebte Arbeitswechsel der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters im Vordergrund. Vor allem bei strategisch relevantem Personal müssen Unternehmen im Vorfeld versuchen eine von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter beabsichtigten beruflichem Wechsel zu verhindern. Da Arbeitsverhältnisse aber auch nach einer Kündigung der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters nur in den seltensten Fällen sofort enden, müssen Unternehmen diese Zeit bestmöglich nutzen um den Nachfolger bzw. die Nachfolgerin einzuarbeiten. Im Fokus muss stehen, dass möglichst viele Kompetenzen, Wissen und Fähigkeiten in einem sehr kurzen Zeitraum „übertragen“ werden. Dies erfordert eine ausführliche Planung und Umsetzung, die auch während des Prozesses zu kontrollieren ist.
Zuerst muss sich bei der Nachfolgeplanung und vor allem für die Einarbeitung der Nachfolgerin bzw. des Nachfolgers über den zeitlichen Rahmen bewusst gemacht werden. Wie lange hat der Nachfolger bzw. die Nachfolgerin Zeit sich möglichst viele Fähigkeiten, Kompetenzen und Qualifikationen anzueignen? Dies ist eine sehr zentrale Frage für den anstehenden Prozess. Je knapper der Zeitraum ist, desto eher muss sich auf nur zentrale Bereiche konzentriert werden. Ist ein längerer Zeitraum vorhanden, so können nach den zentralen Bereichen auch andere Bereiche in Betracht gezogen werden. Relevant für die Einarbeitung ist daher die Beschreibung zentraler Kompetenzen, Fähigkeiten und Qualifikationen der Position, die übernommen werden soll. Von Bedeutung ist auch die Einschätzung und Bewertung der Qualifikationen, Fähigkeiten und Kompetenzen der Nachfolgerin bzw. des Nachfolgers. Hierbei ist jeweils ein Soll-Ist-Vergleich vorzunehmen. Dieser ermöglicht es, die (besonders) relevanten Lücken zu schließen. Um dies erreichen zu können müssen wiederum Prozesse und Ansätze formuliert werden, wie die nachfolgende Person die noch benötigten Fähigkeiten, Kompetenzen und Qualifikationen schnellstmöglich erlangen kann. Gleiches gilt auch für die weiteren notwendigen Kompetenzen, Fähigkeiten und Qualifikationen. Zur Überprüfung der Entwicklung muss ein Kontrolldatum festgelegt werden, an dem die Weiterentwicklung der nachfolgenden Person überprüft wird. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass die zentral notwendigen Voraussetzungen mindestens zuerst überprüft werden, da sie für den Entwicklungsprozess und die Übernahme der Position relevanter sind. Schließlich sollte auch festgehalten werden, welche weiteren Entwicklungsschritte in den einzelnen Bereichen notwendig sind. Hierbei ist auch wiederum darauf zu achten, dass die zentral notwendigen Kompetenzen, Fähigkeiten und Qualifikationen zuerst im Mittelpunkt stehen sollten. Läuft die Personalentwicklung der nachfolgenden Person nicht wie geplant ab, so sollten zunächst Ursachen hierfür gefunden werden. Anschließend ist es notwendig, den weiteren Entwicklungsprozess neu zu beschreiben und zu diesem Zeitpunkt geeignete Maßnahmen einzuleiten. Hierdurch steigt die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Übernahme nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin.