Den Termin und Zeitraum Ihres Events haben Sie bei der Konzeption des Projekts festgesetzt und veröffentlicht, um diesen im lokalen, nationalen bzw. internationalen Kulturkalender zu reservieren.
Das Eventmanagement arbeitet bei der Organisation damit immer auf ein konkretes Ziel mit einem konkreten Termin hin.
Hilfreich ist es bei der zeitlichen Organisation im Hinblick auf das Event mit sogenannten Meilensteinen zu arbeiten. Meilensteine sind wichtige Zwischenergebnisse in einem Projektablauf.
Wird ein Meilenstein erreicht, findet eine Überprüfung der Ergebnisse statt und es wird über den weiteren Verlauf des Projekts entschieden.
Die Festlegung der zu erreichenden Zwischenergebnisse kann rückwärts gerichtet vollzogen werden: Die Meilensteine ergeben sich aus dem Event selbst.
Für einen Sportwettbewerb können beispielsweise folgende Meilensteine festgelegt werden: die Ausschreibung der Teilnahmebedingungen, der Einschreibeschluss, die Auswahl der Teilnehmenden, die Veröffentlichung der ausgewählten Sportler usw.
Bei Eventbeginn müssen alle planerischen Arbeiten abgeschlossen sein. Um dieses Ziel zu erreichen, sollte für jeden Teilabschnitt in der Vorbereitung eine Deadline – ein Datum, an dem ein Meilenstein erreicht sein soll – gesetzt werden.
Die Tätigkeiten im Laufe des Jahreszyklus im Hinblick auf das geplante Event ändern sich. Je näher der Zeitraum rückt, zu dem das Event stattfinden soll, umso mehr werden die planerischen Aufgaben von ausführenden Tätigkeiten abgelöst.
Die Vorbereitung und die Durchführung eines Events sind nicht scharf voneinander getrennt, sondern gehen trotz gesetzter Meilensteine und Deadlines fließend ineinander über. Daher werden vorbereitende organisatorische Aufgaben eines Events erst abgeschlossen, wenn die ausführenden Tätigkeiten bereits beginnen.
Bedenken Sie daher, dass Sie besonders an den ersten Tagen eines größeren Events personelle Verstärkung benötigen.
Die Durchführung des Events beginnt mit dem Start der ersten Aktivitäten. Je nach Größe und Philosophie des Events gibt es eine Eröffnungsgala, ein Eröffnungskonzert, eine Eröffnungspremiere mit Gästen oder eine ähnliche markierende Aktivität, die den Startschuss setzt.
Auch dieses Teilevent muss organisiert, finanziert und mit Personal ausgestattet werden.
Bevor das Event nun beginnt, sollten Sie sämtliche Arbeitsschritte auf Ihrer Checkliste abhaken können:
- Werbematerialien sind positioniert
- Presse ist informiert
- Internetpräsenz ist gesichert
- Tickets sind verkauft
- Programmhefte sind verteilt
- Flüge und Hotels für Gäste sind reserviert
- Geplante Aktivitäten laufen an
- Akkreditierungen sind vorbereitet
- Gäste reisen an
- Restaurants sind gebucht
- Publikumskontakte sind organisiert
Während des Events müssen Sie den Ablauf der mit langfristiger Vorlaufzeit geplanten und organisierten Aktivitäten kontrollieren, anpassen und bei Abweichungen steuernd eingreifen.
Kein Event läuft in allen Einzelheiten so ab wie im Voraus geplant, Fehler sind trotz jeder Genauigkeit meistens nicht ganz zu vermeiden. Das ist nicht weiter schlimm, wenn Sie schnell korrigierend darauf reagieren und eventuell improvisieren, um Pannen zu beheben, die für das Publikum unbemerkt bleiben sollen.
Bei keinem Fehler ist es wichtig, wer ihn begangen hat, nur, wie er schnellstmöglich und unbemerkt behoben werden kann.
Dr. Annette Scholz, Studienbriefautorin der Deutschen Akademie für Management
