Ein Bekannter hat mir neulich von einer Problematik erzählt, die immer wieder zu Problemen bei der Bearbeitung und vor allem für den Erfolg von Projekten geführt hat. Das angeforderte Personal war bereits in anderen Projekten angefordert, verplant oder in diesen bereits unabkömmlich. Somit war es für den Projektmanager nur schwer möglich, ein Team von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zusammenzustellen. Teilweise führte dies sogar soweit, dass nicht nur die Qualität, sondern auch die Quantität ein problematisches Ausmaß erreicht hat und dadurch die Probleme sich noch verstärkten. Dadurch, dass andere Projekte von der Zuarbeit seiner Projekte abhängig sind, führte dies zu weiteren Problemen innerhalb des Unternehmens, wodurch auch regelmäßig Unmut anderer Projektmanager und des gesamten Managements aufkam. Die Ursache des Problems wurde jedoch lange Zeit nicht angegangen, vor allem auch, weil es von vielen nicht erkannt oder ignoriert wurde, um eigene Vorteile nicht zu gefährden. Durch diesen Prozess der Personalauswahl für Projekte kann keine optimale Lösung für das Unternehmen erzielt werden. Dies erkannte der Projektmanager und hat andere zu einem Meeting eingeladen in dem dieses Problem durch geeignete Maßnahmen und Prozesse behoben werden sollte. Nach der Darstellung der Problematik endete er mit der Aussage: „Wir haben nur diesen Personalstamm. Wir fischen alle im selben Pool und müssen eine Lösung finden. Lasst uns zusammen eine Methodik entwickeln, wie wir unser zur Verfügung stehendes Personal bestmöglich aufteilen können, sodass dies zum größten Nutzen in Projekte verteilt werden kann.“
Eine mögliche Lösung hierfür könnte folgendermaßen aussehen:
Die unterschiedlichen Projekte bekommen Vollzeitäquivalente für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugewiesen, um sicherzustellen, dass eine ausreichende Zahl an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern angefordert bzw. letztendlich zugewiesen werden kann. Auf der Basis der Vollzeitäquivalente wird eine Punktzahl für ein Projekt zugewiesen. Diese Punktzahl dient als Ausgangsgrundlage dafür, dass Projektmanager die zu vergebende Punktzahl insgesamt, aber verteilt auf mehrere Runden auf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufteilen können. Dabei erhält derjenige den Zuschlag, der in dieser Runde den höchsten Wert für diesen Mitarbeiter angegeben hat. Dabei werden auch Prioritäten ab der ersten Runde gesetzt. Es müssen also Name und Punktzahl für einen Kandidaten in der ersten Runde benannt werden. Benennt mehr als ein Projektleiter / eine Projektleiterin dieselbe Person in der gleichen Runde, so erhält derjenige den Zuschlag, dessen Punktwert höher ist. Die Punkte, die nicht zum Zuschlag gereicht haben, werden in der nächsten Runde wieder gutgeschrieben, sodass diese wieder verwendet und zu einer höheren Wahrscheinlichkeit in den nächsten Runden führen. Am Ende jeder Runde werden bereits die zugeteilten Personen am Ende eingetragen und oben aus der noch verfügbaren Liste gestrichen. Sollte die Verteilung dennoch nicht gerecht sein, so haben am Ende der Zuteilung alle Projektmanager/innen die Möglichkeit durch Verhandlungen Personal zu tauschen.
Elmar Stein