Der Schlüssel zum Erfolg zum Erfolg eines Meetings liegt darin, dass Ihre Mitarbeiter und Sie sich über Zweck, Ziel und Endergebnis von Anfang an im Klaren sind. Erstellen Sie im Vorfeld eines Meetings immer eine kurze Tagesordnung. Bitten Sie um Inhalte der Teilnehmer, die in eine Liste mit Prioritäten münden und dementsprechend nacheinander bearbeitet werden: Es gilt, das Wichtigste zuerst, das Unwichtigste zuletzt.
Sie sollten sich bei Meetings prinzipiell die Frage stellen, ob die Durchführung eines Meetings wirklich notwendig ist. Ihre Mitarbeiter und Sie müssen aus verschiedenen Gründen zusammenkommen: Es geht darum Informationen auszutauschen, Entscheidungen zu treffen, zu planen, zu diskutieren, einen Streit aus dem Weg zu räumen, zu feiern und vieles mehr. Meetings können außerdem zu einer Verbesserung der Motivation und Produktivität beitragen.
Fragen Sie sich immer, wann macht es Sinn, ein Meeting zu veranstalten, und wann nicht? Die Entscheidung, ein Meeting zu veranstalten, erfordert gründliche Überlegungen, da dies immer mit Kosten, sowohl direkten als auch indirekten, verbunden ist. Die direkten Kosten umfassen Reiseaufwendungen, Verpflegung, die Miete für den Veranstaltungsort. Zu den indirekten Kosten zählen die Arbeitszeit und Produktivitätsverluste der Teilnehmer.
Deshalb müssen Sie sich fragen, wie notwendig dieses Meeting ist: Gibt es nicht andere Möglichkeiten wie den Austausch über E-Mails, Infos oder Memos. Brechen Sie mit der Gewohnheit, ein Meeting durchzuführen, nur weil das schon immer am Montag um 10 Uhr stattgefunden hat. Entscheiden Sie, ob das Meeting unbedingt notwendig ist. Ist es weiter sinnvoll, dieses durchzuführen, oder geht es auch ohne Meeting. Ergreifen Sie die Initiative, werfen Sie die Frage auf und reduzieren Sie Ihre Meetingzeit auf sinnvolle Weise. So schaffen Sie produktive Meetings und zufriedene Teilnehmer.