Wirksam als Führungskraft? – Folge 12: Wer macht das Protokoll?

Es gilt: kein Meeting ohne ein Protokoll. Ein Ergebnisprotokoll ist dabei das Mittel der Wahl. Das wird während des Meetings verfasst und gleich im Nachgang zur Veranstaltung per E-Mail verschickt. Es fasst kurz zusammen, wer anwesend war, welche Maßnahmen vereinbart wurden, und dient Ihnen als Arbeitsnachweis für den produktiven Umgang mit der Besprechungszeit. Es lassen sich folgende Protokollarten unterscheiden. Das Gedächtnisprotokoll wird im Nachgang zu einem Gespräch durch einzelne Teilnehmer des Meetings als Gedächtnisstütze verfasst. Hierzu werden wichtig erscheinende Aspekte und Fakten aufgenommen, um die Grobinhalte des Gesprächs oder wichtig erscheinende einzelne Punkte zu dokumentieren. In Kurzprotokollen werden stichwortartig die Ergebnisse zusammengefasst und mit den Informationen versehen. Dieses soll es Nicht-Teilnehmer möglich machen, die Zusammenhänge innerhalb der Veranstaltung zu verstehen. Ergebnisprotokolle hingegen fassen die zentralen Ergebnisse des Meetings zusammen. Insbesondere getroffene Entscheidungen und Arbeitsaufträge sind festgehalten. Die Beiträge einzelner Anwesender werden nicht gekennzeichnet. Das Ergebnis der Veranstaltung ist das gemeinsame Ergebnis der ganzen Gruppe. Es ist also nicht ersichtlich, wie die jeweiligen Ergebnisse zustande kamen. Zielsetzung ist hier das wirksame Erfassen und Nachhalten von Arbeitsaufträgen. Also wer macht was mit wem bis wann. Dies ist die gebräuchlichste Art des Businessprotokolls. Ein Verlaufsprotokoll gibt den gesamten Verlauf der Veranstaltung wieder. Alle Argumentationsstandpunkte und Meinungen werden erfasst. Beschlüsse werden im Wortlaut zitiert. Der genaue Weg zu gemeinsamen Entscheidungen und noch bestehende Vorbehalte einzelner Teilnehmer sind klar dokumentiert nachlesbar. Im Wortprotokoll hingegen werden Redebeiträge wörtlich abgegeben. Es kann sich zum Beispiel um Abschriften von Tonbandaufnahmen handeln. Die Redebeiträge sind namentlich gekennzeichnet. Jetzt haben Sie die Protokolllage im Griff!