Wie oft sind Sie schon umgezogen, privat und in Ihrem Berufsleben? Benötigen Sie auch jedes Mal mehr Kartonagen als angenommen? Ein Umzug ist eine gute Gelegenheit sich von Dingen zu trennen, welche seit Jahren nicht mehr benötigt wurden. Im Privaten überleben meist lieb gewonnene Erinnerungen, doch wie sieht es im Berufsleben aus? Der größte Teil sind Ihre Papier-Arbeits-Unterlagen, welche mit Ihnen umziehen. Diese einfach auszumisten, ist in den seltensten Fällen eine ratsame Alternative. Funktionierende Archivierungsprozesse sind hier die Lösung. Welche gibt es in Ihrer Firma? Wie und in welcher Zeit bekommen Sie Ihre Akten bei Bedarf wieder?
Die Archivierung ist oft das ungeliebte, letzte Glied in der Wertschöpfungskette. Der Auftrag ist erledigt, die letzten Dokumente abheftet und ab in den Schrank mit der Akte. Alles geht gut, solange Staufläche vorhanden ist und kein Umzug ansteht. Verwenden Sie hier einen Gedanken an die Archivierung, oder wartet bereits der nächste Auftrag auf Sie und Ihr Team? Es ist einfach keine Zeit an die Archivierung zu denken. Doch was passiert wenn der Schrank voll ist oder der avisierte Umzug anliegt? Auch jetzt werden Sie keine Zeit haben, sich diese allerdings nehmen müssen. Keiner wird Ihnen die Arbeit abnehmen Ihre Akten zu archivieren. Tendenziell steht Ihnen nach dem Umzug auch weniger Platz zur Verfügung. Der Druck wächst, Stress kommt auf. Oft werden nun Akten schnell beschriftet und zur Archivierung gebracht. Der Archivar ergänzt nach besten Wissen und Gewissen Ihre Informationen, archiviert Ihre Unterlagen im internen Archiv oder lagert in ein externes Archiv aus. Weg sind sie, Ihre Unterlagen, bis Sie diese erneut benötigen. Jetzt kommt es darauf an, klare Archivierungsprozesse von der Beschriftung, über die Ausleihe bis hin zur Vernichtung zu haben. Haben Sie diese?
Seit vielen Jahren wird vom papierlosen Büro gesprochen. Doch schauen wir uns um, ohne Papier geht es derzeit noch nicht. Vielleicht arbeiten wir in 10 Jahren in einer ausschließlich digitalen Welt. Was passiert dann aber mit den archivierten Papierakten oder noch viel wichtiger, was mit den Informationen, welche in diesen stecken? In Anbetracht dessen, dass unsere Arbeitsplätze immer flexibler werden, sollten wir uns dringend damit beschäftigen: Wohin mit den Akten? – auch wenn diese Frage oft am Ende der Wertschöpfungskette steht.