Um den Termin und den Zeitraum Ihrer Veranstaltung zu bestimmen, sollten Sie zunächst dessen nötige Dauer berechnen, in der Sie die gesetzten Ziele erreichen können.
Behalten Sie dabei Ihre Zielgruppe immer im Auge!
Folgende Aspekte sind dabei relevant:
- der Wochentag (Findet das Event unter der Woche oder am Wochenende statt?)
- die Uhrzeit (Findet das Event am Vor- oder Nachmittag, Abend oder etwa den ganzen Tag statt?)
- der Charakter des Events (Handelt es sich um eine Informationsveranstaltung oder eine Feier?)
- der Kontext im öffentlichen Veranstaltungskalender (Finden noch andere bzw. regelmäßige Termine statt?
- das Budget (Welche finanziellen Möglichkeiten haben Sie für Ihr Event?)
- die Größe des Events (Handelt es sich um ein Megaevent oder eher ein kleines?)
- die Dramaturgie des Events (Soll die Veranstaltung mit dem Höhepunkt beginnen oder enden?)
Ein Event ist für die Besuchenden eine Option zur Gestaltung ihrer Zeit – neben vielen anderen.
Bei dessen Terminierung ist auch die Konkurrenz durch andere Veranstaltungen zu berücksichtigen, um möglichst viele Menschen zu erreichen.
Je nach Art, Ausrichtung, Zielgruppe und Größe des eigenen Events können andere Veranstaltungen oder Ereignisse in der gleichen Region, zum gleichen Thema oder für die gleiche Zielgruppe relevant sein. Dies ist bereits bei der Festlegung des Eventzeitraums zu prüfen.
Dabei sind sowohl der Veranstaltungszeitraum selbst, als auch die Tage und Wochen davor oder danach wichtig.
Ähnliche Veranstaltungen innerhalb kurzer Zeit stoßen weder bei Firmen, noch bei privaten Interessenten auf Anklang.
Weitreichende Kenntnis über vergleichbare Offerten anderer Anbieter und über die Interessen und Gewohnheiten der jeweiligen Zielgruppe ist daher grundlegend.
Informationen dazu bieten Veranstaltungsportale und Messekalender, aber auch die direkte Recherche bei wichtigen Sportvereinen und Kulturinstitutionen vor Ort oder bei konkurrierenden Unternehmen.
Je größer ein Event ist, desto weniger wird es von anderen Veranstaltungen überschattet. Große sportliche Events wie die Olympischen Spiele oder Fußballweltmeisterschaften sind für viele Menschen von Interesse und daher Konkurrenz für das eigene Event.
Planen Sie ein Stadtteilfest am Abend eines Fußball-Weltmeisterschaftsspiels, sind viele der potenziellen Besuchenden auch am Spiel interessiert.
Um trotzdem viele Interessenten anzulocken, sollten Sie ein Public Viewing als Teil Ihres Festes anbieten.
Berücksichtigen Sie auch Ferien- und Urlaubszeiten oder politische, religiöse oder traditionelle Feste und Feierlichkeiten wie Nationalfeiertage, Ostern, Weihnachten oder Silvester.
Behalten Sie bei internationalen Veranstaltungen die entsprechenden Daten der Partnerländer im Auge.
In den Feiertagsgesetzen der Bundesländer ist darüber hinaus geregelt, welche Aktivitäten an einem bestimmten Feiertag für angemessen gelten. So besteht etwa in vielen Bundesländern ein Tanzverbot am Karfreitag.
Um mit wichtigen Persönlichkeiten aus Politik, Wirtschaft oder Kultur für Ihr Event rechnen zu können, fragen Sie frühzeitig beim entsprechenden Büro oder Management an. Der Termin Ihres Events richtet sich nach deren Disponibilität, wenn die Anwesenheit dieser Person für Ihre Veranstaltung besonders wichtig ist.
Kommunizieren Sie den Zeitpunkt Ihres Events, sobald er feststeht, damit ihn andere Veranstaltende bei ihren Planungen berücksichtigen.
Legen Sie etwa einen Tag der offenen Tür für ein Autohaus fest und veröffentlichen den anvisierten Termin, ist er für andere Autohäuser in der Region, außer für eine andere Zielgruppe, nicht mehr als solcher nutzbar.
Sind nun das Wo? und Wann? Ihrer Veranstaltung bestimmt, können Sie sich dem Wie? der Planung widmen. Bevor wir auf Finanzierungsmöglichkeiten eines Events eingehen wollen, hören Sie in der nächsten Folge einen Beitrag zu hybriden Events.
Dr. Annette Scholz, Studienbriefautorin der Deutschen Akademie für Management
