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19. April 2016 | von

89: Richtlinien für unternehmensinterne E-Mails

Viele Entscheider entwickeln bisher keine Richtlinien für den unternehmensinternen E-Mail-Versand. Die Folge: Wenn beispielsweise die Abteilungsleitung etwas kommunizieren möchte, kann es sein, dass ihre E-Mail als Rundmail auch beim Praktikanten und allen anderen Abteilungsleitern landet, obwohl der Inhalt sie nicht betrifft.

Dieses ungesteuerte Versenden von E-Mails führt oft zum Informations-Overkill am Arbeitsplatz. Daher empfehle ich, den internen E-Mail-Versand zu strukturieren. Am besten gelten im gesamten Unternehmen einheitliche Richtlinien.

Was können Sie sofort umsetzen? Legen Sie in Ihrem Team Prioritäten fest und trennen Sie klar zwischen einfachen News (z.B. Einladung zu einem Geburtstagsumtrunk), die alle betreffen und konkreten projektbezogenen Nachrichten. Diese sollten wirklich nur dort landen, wo sie für die Empfänger wichtig sind.

Ein zweiter Tipp lautet: Viele Neuigkeiten können Sie problemlos tageweise sammeln und in den Tages- oder Wochenmeetings kurz kommunizieren und besprechen. Dann haben Sie auch die Gewissheit, dass alle Teilnehmer die Infos wirklich mitbekommen.

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