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18. April 2017 | von

Wirksam als Führungskraft? – Folge 4: In sechs Schritten zum Delegationserfolg!

Jeder Mensch kann nur eine bestimmte Menge an Aufgaben bewältigen, egal, wie hart er arbeitet. Mehr Freiraum verschaffen Sie sich nur, wenn Sie Teile ihrer Pflichten delegieren. Delegieren ist die Kunst, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten an andere abzugeben. Das ist selbst in Kleinstunternehmen möglich, denn es müssen nicht alle Aufgaben im Betrieb gehalten werden. Büroarbeiten beispielsweise lassen sich auch an externe Dienstleister vergeben. Dadurch bekommen Sie mehr Freiraum. Den können sie für Aufgaben nutzen, die außer Ihnen wirklich niemand erledigen kann. Sie dürfen sich aber auch mal eine Pause gönnen. Neben dem Unternehmen profitieren aber auch Ihre Mitarbeiter. Wenn Sie als Führungskraft wichtige Aufgaben übertragen, zeigt Sie Ihrem Mitarbeiter, dass Sie ihm zutrauen, selbstständig Lösungen zu finden.

Delegieren Sie in sechs Schritten. Um Ihre Mitarbeiter nicht zu überfordern, sollten Sie in Schritten vorgehen. Zu Beginn delegieren Sie einfache Aufgaben, wie beispielsweise eine Inventurliste zu erstellen. So kann Ihr Mitarbeiter Selbstvertrauen aufbauen. Wenn dies gut funktioniert, dann übergeben Sie eine Funktion, eine etwas schwierigere Aufgabe, für die Ihr Mitarbeiter dann auch die Verantwortung trägt und zuständig ist. Erst in einem dritten Schritt bekommt der Mitarbeiter die Verantwortung für ein ganzes Projekt.

Zu Beginn fragen Sie sich immer: Ist die Aufgabe wirklich Chefsache? Wenn nicht, wer kann sie am besten ausführen? Die Mitarbeiterauswahl ist der schwierigste Teil des Delegierens. Die Erfahrung zeigt jedoch, wer welche Aufgaben am besten erledigen kann.

Im Vieraugengespräch sorgt Sie dafür, dass Ihr Mitarbeiter genau versteht, was von ihm erwartet wird, also was er wie tun soll und warum. Geben Sie klare, messbare Ergebnisse vor, im Zweifelsfall lassen Sie den Mitarbeiter Notizen machen. Halten Sie schriftlich fest, was bis wann erledigt sein soll. Dafür muss vorab schon klar sein, wie viel Zeit die Aufgabe in etwa in Anspruch nehmen wird. Die Fristen sollten realistisch, aber nicht zu großzügig sein.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Mitarbeiter Zugang zu allen Mitteln hat, die er zur Bewältigung seiner Aufgabe braucht. Informieren Sie alle Beteiligten, also Kollegen, Kunden oder Geschäftspartner, dass der Mitarbeiter für diese Aufgabe zuständig ist und die dafür nötige Verfügungsgewalt hat. Versorgen Sie auch ihn mit den nötigen Kontakten. Einmal übergeben ist die Aufgabe auch übergeben. Mischen Sie sich nicht ein, arbeiten Sie nicht nach, holen Sie die Aufgabe nicht wieder zurück. Bittet der Mitarbeiter um Hilfe, machen Sie ihm Vorschläge, was er versuchen könnte – aber erledigen Sie es nicht für ihn. Nur so kann der Mitarbeiter sich weiterentwickeln. Lassen Sie sich aber vom Mitarbeiter zu fest vereinbarten Terminen berichten, wo er mit der Aufgabe steht. Zusätzlich zu ihrer Information sorgt das dafür, dass der Mitarbeiter seine Aufgabe gut strukturiert. So schaffen Sie es wirksam zu delegieren!

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