10070 Büroorganisation
Dr. Anett Steller
Inhalt:
1. Grundlagen der Büroorganisation
1.1. Begriffsklärung: Büroorganisation – Definition und Ziele
1.2. Die Rolle der Assistenz: Aufgaben, Verantwortung und Selbstverständnis
1.3. Analoge vs. digitale Büroorganisation
1.4. Arbeitsplatzgestaltung: Ergonomie, Ordnung, Effizienz
1.5. Tools der digitalen Büroorganisation
2. Dokumentenmanagement
2.1. Strukturierte Ablagesysteme: analog und digital
2.2. Aufbau und Pflege von Aktenplänen
2.3. Dateibenennung und Ordnerlogik
2.4. Rechtliche Grundlagen: Datenschutz und Archivierung
2.5. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)
2.6. Versionierung und Nachverfolgbarkeit
3. Schriftliche Kommunikation im Büroalltag
3.1. E-Mail- und Brief-Etikette
3.2. Die „Inbox Zero“-Strategie
3.3. Automatisierte Regeln, Filter und Vorlagen
3.4. Interne vs. externe Kommunikation
3.5. Einsatz KI-gestützter Texttools
4. Zeitmanagement, Multitasking & Fokus
4.1. Multitasking vs. Fokusarbeit – wissenschaftliche Erkenntnisse
4.2. Effizienter Aufgabenwechsel ohne Qualitätsverlust
4.3. Konzentrationstechniken und Fokus-Strategien
4.4. Zeitmanagement-Modelle
4.5. Umgang mit Störungen und Ablenkungen
5. Persönliche Assistenz & Diskretion
5.1. Vertrauensvolle Zusammenarbeit und Diskretion
5.2. Umgang mit vertraulichen Informationen
5.3. Technische Schutzmaßnahmen: Verschlüsselung & Passwörter
5.4. Organisation privater Aufgaben (Reisen, Termine, Einkäufe)
5.5. Ethik und Verhalten in sensiblen Situationen
6. Optimierung von Arbeitsprozessen
6.1. Kaizen und kontinuierliche Verbesserung
6.2. Der PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act)
6.3. Checklisten, SOPs und Vorlagen für Routineaufgaben
6.4. Automatisierung mit digitalen Tools
6.5. Feedback einholen und Prozessreflexion
7. Praxisbeispiele und Fallstudien
7.1. Szenarien aus dem Büroalltag
7.2. Typische Herausforderungen in der Assistenz
7.3. Best Practices aus der Praxis
8. Reflexion und Ausblick
8.1. Persönliche Weiterentwicklung
8.2. Zukunft der Büroorganisation: KI, Automatisierung, neue Rollenbilder
Studienziele:
Teilnehmer können nach Abschluss dieses Moduls moderne Bürosysteme strukturieren, Arbeitsabläufe optimieren und mit hoher Eigenverantwortung Abläufe digital und analog koordinieren. Sie erkennen ihre Rolle als strategische Schnittstelle im Unternehmen.
Belegempfehlung:
Dieses Modul ist besonders geeignet für Office Manager, Referenten und Sekretäre, Nachwuchskräfte und Wiedereinsteiger mit organisatorischem Hintergrund.
Relevante Kurse: