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ISSN-Nr. 2199-9430

Herausgegeben von der

Deutschen Akademie für Management

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Das agile Teamboard

Agilität, Folge 5

Haben Sie Lust erste Schritte in Richtung agiles Arbeiten zu gehen? Heute stelle ich Ihnen eine weitere agile Methode vor, mit der Sie Ihren persönlichen Arbeitsalltag und den Ihres Teams in Richtung Agilität entwickeln können … auch wenn Ihre Gesamtorganisation vielleicht noch nicht so weit ist.

Agile Unternehmen erkennen Sie oft schon bevor Sie das Gebäude betreten … an den Fensterscheiben. Diese sind häufig dekoriert mit Post-its unterschiedlichster Farben, Formen und Größen. Und so geht das dann auch im Gebäude munter weiter: Fenster, Wände, Türen werden genutzt, um Aufgaben, Prozesse und Abhängigkeiten zu visualisieren. Denn Visualisierung ist ein wesentliches Merkmal für agiles Arbeiten. Sie schafft Transparenz, eine der wichtigsten Grundlagen für Selbstorganisation und Eigenverantwortung: Jeder hat so jederzeit einen Überblick darüber, wohin die Reise geht, wer gerade an was arbeitet, was noch zu tun ist und wie er oder sie dazu beitragen kann, den Prozess voranzubringen.

Agile Teams nutzen das sogenannte Teamboard, um Transparenz über ihre Aufgaben und Prozesse zu schaffen. Andere Begriffe, die Sie in diesem Zusammenhang vielleicht schon gehört haben, sind Kanban-Board, Scrum-Board oder Backlog. Am Teamboard visualisiert das Team alle anfallenden Einzelaufgaben, Prozesse und/oder Projekte. Die einfachste Variante besteht aus 2 Spalten: „To Do“ und „Done“. Meist macht es aber Sinn, diese sehr grobe Struktur zu verfeinern. Letztendlich liegt es aber in der Verantwortung des Teams, eine für alle hilfreiche Struktur des Teamboards zu entwickeln. Viele Teams starten mit einer 4-Spalten-Struktur:

  1. Die Spalte „Waiting“ enthält Aufgaben, die aktuell nicht bearbeitet werden müssen, aber zu einem späteren Zeitpunkt nicht vergessen werden sollen).
  2. Die Spalte „To Do“ beinhaltet alle Aufgaben, die innerhalb des aktuellen Zeitraums zu bearbeiten sind
  3. Die Spalte „Doing“ macht alle Aufgaben transparent, an denen gerade gearbeitet wird.
  4. Die Spalte „Done“ enthält schließlich alle Aufgaben, die vollständig erledigt sind.

Die Befüllung eines Teamboards beginnt mit der Sammlung sämtlicher Einzelaufgaben, Prozess- oder Projektschritte auf Post-its. Diese werden dann einsortiert in die Spalten „Waiting“ oder „To Do“. Anschließend kann dann das Pull-Prinzip greifen, d.h. nicht die Führungskraft verteilt die Aufgaben, sondern die Teammitglieder nehmen sich eine Aufgabe (also ein Post-it), beschriften diese mit ihrem Namen und kleben sie in den Bereich „To Do“. Dort bleibt sie so lange hängen, bis sie vollständig bearbeitet ist und in den Bereich „Done“ wandert.

Wenn Sie auch schon mit dem Daily Stand-up experimentieren, das ich Ihnen im letzten Podcast vorgestellt haben, dann können Sie dieses ganz geschickt mit dem Teamboard verbinden, indem Sie am Ende des Daily Stand-ups gemeinsam das Teamboard aktualisieren, sprich die relevanten Post-its von einer Spalte in die nächste kleben.

Teamboard und Dailiy-Stand-up haben eine stark motivierende und auch disziplinierende Wirkung, die sich i.d.R. sehr positiv auf die Produktivität Ihres Teams auswirken wird. Beide wirken ein bisschen wie die guten Vorsätze zum Beginn eines neuen Jahres. Es ist gut welche zu haben, es ist besser sie aufzuschreiben (in unserem Kontext auf ein Teamboard) und es ist noch besser Verbindlichkeit zu schaffen, indem ich anderen von meinen guten Vorsätzen erzähle (in unserem Kontext im Daily Stand-up). Probieren Sie es aus!

Im nächsten Podcast stelle ich Ihnen ein weiteres Merkmal agilen Arbeitens vor: Das Time-Boxing. Bleiben Sie also neugierig!

 

Daniela Behrendt, Tutorin der Deutschen Akademie für Management

Hier finden Sie alle Podcasts der Reihe Agilität.

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