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ISSN-Nr. 2199-9430

Herausgegeben von der

Deutschen Akademie für Management

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Der Anrufbeantworter – Das Telefon ist ein Tool, und nicht der Boss

Lifehacks für’s Büro, Folge 5

[Transkript:] 

Kennen Sie das? Das Telefon klingelt und wir haben das Gefühl, dass wir eigentlich direkt rangehen müssten, dass wir aber in Wirklichkeit gar keine Zeit haben, dass wir gerade an einem Thema dran sind, wo wir in einem guten Workflow sind. Deswegen ist die Frage: Was machen wir? Wie gehen wir mit der Erwartung des Gegenübers um, der uns anruft, der eventuell eine unmittelbare Reaktion erwartet und jetzt vielleicht auf den Anrufbeantworter geleitet wird? Deswegen lassen Sie uns den Anrufbeantworter als Arbeitsmittel betrachten – als Möglichkeit, wie wir unserem Gegenüber einen professionellen Auftritt garantieren, wie wir dafür sorgen, dass unser Gegenüber weiß, wie wir reagieren werden und was für ein Schritt als nächstes passieren wird. Deswegen müssen wir den Anrufbeantworter vollständig und verständlich besprechen. Wir müssen dafür sorgen, dass der Gegenüber weiß, dass er die richtige Nummer gewählt hat, dass er beim richtigen Ansprechpartner gelandet ist und was die nächsten Schritte sein werden.

 

Was wären Punkte, die auf den Anrufbeantworter gehören? Neben natürlich vollständiger Name, gegebenenfalls Firmenname dazu, gehören auch solche Aspekte wie vielleicht Telefonzeiten, vielleicht eine Mobilnummer für Dringendes, aber auch Hinweise auf die weiteren Schritte mit drauf. Der Anrufbeantworter übernimmt eigentlich die Funktion der Signatur oder des Autoresponders aus der E-Mail. Und genau so können wir auch den Anrufbeantworter konzipieren. Wir sprechen auf den Anrufbeantworter drauf, was als nächstes passieren wird, wie der Anrufer erwarten wird, dass wir mit der Nachricht umgehen, und bieten ihm gegebenenfalls weitere Kontaktoptionen an. Entweder, wenn es außerordentlich dringend ist, unsere Mobilnummer anzurufen. Wenn es Themen sind, die vielleicht eine größere Absprache benötigen, uns alternativ eine E-Mail zu schicken. Oder auch seine Wünsche draufzusprechen, wie er sich vorstellt, wie darauf reagiert wird. Deswegen müssen wir auch garantieren, dass wir diesen Wünschen entsprechen können, dass wir auch durchaus das einhalten können, was wir versprechen. Sie werden viele Anrufbeantworter kennen, die sagen: „Ich rufe Sie schnellstmöglich zurück.“ Können wir überhaupt schnellstmöglich reagieren? Wollen wir schnellstmöglich reagieren? Oder brauchen wir konkrete Arbeitszeit, wo wir sagen, dass wir zum Beispiel erst ab 17:00 reagieren können? Und deswegen ist der Anrufbeantworter ein wirklich mächtiges Tool, das wir heute haben, um auch die Unterbrechungen durch das Telefon zu minimieren, aber trotzdem weiterhin über Telefon gut erreichbar zu bleiben und auch verlässlich kommunizieren zu können. Und deswegen ist der Anrufbeantworter ein Tool. Das Telefon ist ein Tool, das wir nutzen, um es für uns und unsere Gesprächspartner bestmöglich einzusetzen und nicht ein Tool, das uns in unserer Tätigkeit einschränkt, das uns aus den Themen rausreißt und uns entsprechend behindert. Das Telefon ist ein Tool. Der Anrufbeantworter ist ein Tool und wir nutzen ihn bestmöglich, um damit zukünftig gut zu kommunizieren.

 

Prof. Dr. Torsten Spandl, Studienbriefautor der Deutschen Akademie für Management

 

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