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ISSN-Nr. 2199-9430

Herausgegeben von der

Deutschen Akademie für Management

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E-Mail-Signatur und Autoresponder – Die stillen Kommunikatoren

Lifehacks für’s Büro, Folge 4

[Transkript:] 

Kennen Sie das? Sie erhalten eine E-Mail und unten drunter finden Sie einen Sermon an Kontaktoptionen, an verschiedenen Informationen, ob das Dokument ausgedruckt werden sollte oder nicht. E-Mail-Signaturen sind heute ein Friedhof an Informationen geworden. Aber eigentlich bieten Signaturen eine Chance auch beim Gegenüber, der die E-Mail empfängt, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Vielleicht fangen wir mit der E-Mail-Signatur an und kommen gleich zum Aspekt der Autoresponder.

 

Signaturen haben die Möglichkeit, dass Sie die wesentlichen Kontaktoptionen, die ein Dritter gegenüber Ihnen hat, entsprechend dokumentieren. Aber macht es Sinn, dass Sie Ihre Festnetznummer, Ihre Faxnummer, Ihren Skype-Kontakt, Ihre Mobilnummer und Ihre E-Mail-Adresse dort hinterlegen? Oder würde es vielleicht mehr Sinn machen, dass Sie vielleicht ausgewählte Kontaktoptionen hervorheben? Dass Sie herausstellen, wo Sie am besten zu erreichen sind? Dass Sie herausstellen, wann Sie wo am besten zu erreichen sind? So bekommt die E-Mail-Signatur eine wirkliche Möglichkeit zu zeigen, wie Sie vielleicht mit anderen kommunizieren wollen, und wie man am besten auf Sie zugeht. Sie können dort auch durchaus Beantwortungszeiten angeben. Vielleicht können Sie zu bestimmten Zeiten besser per E-Mail antworten und zu anderen Zeiten sind Sie besser per Telefon zu erreichen. Und so können Sie auch ganz klar darauf hinweisen, wann Sie wie am besten zu erreichen sind. Auch dafür eignet sich die E-Mail-Signatur wunderbar. Zum Beispiel: „Ich beantworte meine E-Mails jeden Tag ab 15:00 Uhr.“

 

Genauso kann man den Autoresponder neu denken. Weil bisher ist der Autoresponder (sprich: die Urlaubsabwesenheit) einfach der Hinweis: „Ich bin momentan nicht im Büro und werde meine E-Mails ab dem 30. Mai wieder bearbeiten können.“ Aber warum nutze ich den Autoresponder nicht, um generell auch auf Kontaktoptionen mit mir hinzuweisen. Zum Beispiel sind Sie momentan sehr stark eingespannt, können jetzt nicht jeden Tag sofort und unmittelbar auf E-Mails reagieren. Nutzen Sie einen Autoresponder, um dem Gegenüber zu zeigen, dass Sie die E-Mail wahrnehmen, aber erst zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Reaktion kommen werden. So weiß der Gegenüber, dass die E-Mail angekommen ist, der Gegenüber weiß, dass Sie sich den Themen widmen werden und – ganz wichtig – der Gegenüber weiß, wann Sie sich den Themen widmen werden. Wenn Sie dies einhalten, können Sie eine sehr verlässliche, sehr vertrauensvolle Kommunikationsoption aufbauen, die den Autoresponder dort auch wirklich zum Nutzen hat. Und so schaffen Sie es auch (wichtiger Aspekt!), sich Arbeitszeiten freizuräumen, weil Sie jetzt die Chance haben längere Zeit am Stück intensiv an einem Thema zu arbeiten. Sie werden nicht durch E-Mails rausgerissen, die Sie vielleicht beantworten sollten, wo der Gegenüber wartet, dass Sie eigentlich direkt nach dem Lesen sofort darauf reagieren. So stellen Sie mit dem Autoresponder sicher, dass Sie die Chance haben, den Dritten darauf hinzuweisen, dass Themen etwas dauern können. Und wichtiger Aspekt: In vielen Fällen kann man auch hinzufügen: „Wenn Sie eine dringende Antwort von mir erwarten, dann rufen Sie mich bitte auf meinem Mobiltelefon an.“ So können wir sicherstellen, dass wir auf der einen Seite eine seriöse und verlässliche Kommunikation per E-Mail garantieren. Wir werden uns mit der E-Mail zum bestimmten Zeitpunkt befassen können. Sollte es aber dennoch wirklich dringend sein, gibt es einen offenen Kanal, der Sie auch unterbrechen darf, wo Sie auch zusichern zu bestimmten Zeiten auf Anfragen zu reagieren. 

 

Und so nutzen Sie Ihre E-Mail-Signatur, nutzen Sie gegebenenfalls den Autoresponder, um sich Zeiten freizuräumen, um im Büro besser organisiert zu sein und Ihrem Gegenüber auch eine verlässliche Kommunikation zu garantieren.

 

Prof. Dr. Torsten Spandl, Studienbriefautor der Deutschen Akademie für Management

 

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