Wenn Sie Ihre jährliche Personalplanung durchführen, sprechen Sie in
der Regel über einen Zeitraum von ein bis drei Jahren. Mit den
Fachabteilungen werden die jährlich erwarteten Zu- und Abgänge
geplant, d.h. wer kehrt aus der Elternzeit zurück, wer kehrt aus einer
Langzeitqualifikation wieder, wer hat gekündigt und geht in
Rente.
Trotz dieser jährlichen Planungsrunde ist immer wieder
festzustellen, wie überraschend auf einmal die Mutter oder der Vater
wieder da ist, ohne dass sich jemand über die Einrichtung des
Arbeitsplatzes oder der Übertragung entsprechender Aufgaben Gedanken
gemacht hat. Auch das Ausscheiden von Mitarbeitern, die in ihren
wohlverdienten Ruhestand gehen, kommt immer wieder überraschend. Auf
einmal ist er weg und mit ihm das ganze Wissen. Ach ja, eine Übergabe
der Aufgaben und das Dokumentieren des spezifischen Fachwissens wäre
an dieser Stelle sicher sinnvoll gewesen!
Um solche unangenehmen Situationen zu vermeiden ist es sinnvoll, auch
die Personalplanung zu planen und vorzubereiten. Hierzu sollte man
folgende Fragen beantworten:
Was soll das Ziel dieser Planung
sein und welche Daten werden dazu benötigt?
Eine gute
Vorbereitung stellt die Altersstrukturanalyse dar, die dabei hilft,
Altersgruppenspitzen und deren zeitlichen Verlauf im Unternehmen zu
visualisieren.
Hierzu werden Altersgruppen wie z.B. 20-29jährige
oder 30-39jährige gebildet und je nach Bedarf nach Funktionsgruppen,
Abteilungen, Standorten, Entwicklungspotenzialen oder Kompetenzen
sortiert. Mit dieser Sortierung kann man verschiedene Szenarien
durchspielen, die wertvolle Erkenntnisse für die weitere
Personalplanung haben. Das häufigste Szenario ist hierbei die
Betrachtung der zeitlichen Weiterentwicklung der Altersgruppen, die
z.B. einen wertvollen Beitrag zur Planung von altersgerechten
Arbeitsplätzen leisten kann.
Nutzen Sie solche Instrumente, um Ihre Planung gut vorzubereiten,
denn 90% des Erfolgs ist die Vorbereitung!
