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ISSN 2199-9430

Herausgegeben von der

Deutschen Akademie für Management

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Hilfe, wo sind meine Akten?

Die meisten Büromieten werden wohl weiterhin steigen. Ansätze von flexiblen Arbeitswelten, Desk Sharing Lösungen, bis hin zu Homeoffice-Lösungen sind derzeit in vieler Munde, um zukünftige Büroflächen zu minimieren.

So ist neben flexiblen Arbeitsmöglichkeiten und damit einhergehenden Verdichtungsmaßnahmen auch die Reduzierung der Aktenberge zu berücksichtigen, um wertvolle Büroflächen effektiver nutzen zu können. Ein Umdenken in vielen Köpfen ist erforderlich, doch das Umstellen von Arbeitsprozessen oft sehr schwierig. Das Motto „Dies haben wir schon immer so gemacht“ darf nicht mehr zählen. Dafür dreht sich unsere Welt einfach viel zu schnell, wir müssen flexibel werden.
Als Manger oder Managerin kommt Ihnen hier eine besondere Verantwortung zu. Zum einen werden Sie selbst mit neuen Arbeitsprozessen konfrontiert und zum anderen ist es Ihre Aufgabe diese vorzuleben, um damit als gutes Beispiel für Ihre Mitarbeiter voranzugehen. Entscheidend ist, gemeinsam mit Ihren Mitarbeiterinnen auf der Arbeitsebene Wege zu finden, wie sie sich im Rahmen ihrer Möglichkeiten auf die neuen Arbeitssituationen einstellen.
Doch wenn Papierunterlagen in den Schränken zukünftig nicht mehr in diesen sind - wo dann, wie werden sie wiedergefunden, wie lange dauert die Ausleihe, wer vernichtet die Akten? Viele berechtigte Fragen, welche auf Sie als Manager oder Managerin zukommen können. Eigentlich gibt es nur eine konsequente Maßnahme: Die Auslagerung an einen professionellen Archivdienstleister, welcher alle Standards der revisionssicheren Archivierung nachweisen und einhalten kann. Ihre Aufgabe ist es, das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in die neuen Prozesse und den Dienstleister aufzubauen.
Das Auslagern, das Anfordern zur Ausleihe und die abschließende Vernichtung sind mittlerweile Standardprozesse, welche Sie nicht neu erfinden müssen. Wichtig ist, dass Sie Details mit Ihren Mitarbeitern abstimmen und diese an dem Prozess aktiv beteiligen. Schließlich werden Ihre Mitarbeiterinnen diese Prozesse zukünftig leben und dazu gehört Akzeptanz und es ist erforderlich, sie als gute Multiplikationen zu gewinnen, die den Prozess akzeptieren und positiv in die Firma tragen.
Spielen Sie einmal mit dem Gedanken, welche Möglichkeiten der flexiblen Gestaltung der Arbeitswelt sich ohne die Aktenschränke und dem nachhaltigen Auslagern von Akten ergeben. Wäre es nicht von Vorteil, je nach Arbeitssituation flexibel und konzentriert arbeiten zu können?

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