Sie ist derzeit in aller Munde: Die Datenschutzgrundverordnung der EU
– kurz: DSGVO. Und sie sorgt für jede Menge Unsicherheit in
Organisationen und Unternehmen, die Daten Ihrer Kunden und
Interessenten erheben, sie speichern und – zum Beispiel gerade zu
Marketingzwecken – weiterverwenden. In Wahrheit ändert die DSGVO
wenig: Ihr zentrales Anliegen, der Schutz personenbezogener Daten vor
Missbrauch, war schon zuvor in entsprechenden nationalen Gesetzen und
Verordnungen geregelt. Wenn Sie also schon bisher auf den Schutz Ihrer
Kundendaten geachtet haben, brauchen Sie sich eigentlich keine großen
Gedanken zu machen. Haben Sie dem Thema bisher aber gar keine
Aufmerksamkeit geschenkt, dann sollten Sie die DSGVO zum Anlass
nehmen, den Umgang in Ihrem Unternehmen mit den personenbezogenen
Daten Ihrer Kunden und Geschäftspartner auf den Prüfstand zu stellen.
Beachten Sie dabei vor allem die Fallstricke, die sich bei der
Datenerhebung, der Datenverwendung, der Datenweitergabe und der
Datenspeicherung ergeben: Stellen Sie sicher, dass Sie die Daten, die
Sie von Kunden oder Interessenten erhoben haben, oder die diese Ihnen
zur Verfügung gestellt haben, ausschließlich zu dem Zweck verwenden,
zu dem sie erhoben wurden oder für den Ihnen eine ausdrückliche
Genehmigung vorliegt. Versenden Sie zum Beispiel keine Newsletter
ungefragt an die Adressen potentieller Kunden – dies gilt für den
elektronischen Versand etwa an E-Mail-Adressen natürlich ebenso wie
für den analogen Postweg an private Briefkästen. Erheben und speichern
Sie ausschließlich die Daten von Kunden und Interessenten, die für die
betreffende Geschäftsbeziehung mit der Person – zum Beispiel der
Begründung und Durchführung eines Vertragsverhältnisses – tatsächlich
notwendig sind. Geben Sie auf gar keinen Fall die personenbezogenen
Daten Ihrer Kunden an Dritte weiter, ohne dass Sie sich dafür die
ausdrückliche Genehmigung der betreffenden Person eingeholt haben. Und
zu guter Letzt: Vernichten, beziehungsweise löschen Sie Daten zeitnah
und regelmäßig, sobald keine Geschäftsbeziehung mehr besteht – und
natürlich sofern keine handels- oder steuerrechtlichen Vorgaben die
Aufbewahrung vorschreiben.
