Kurzinfo MJ

Das ManagementJournal ...

... für aktive und zukünftige Manager und Managerinnen - unmittelbar anwendbares Wissen für den Arbeitsalltag im Management!

ISSN-Nr. 2199-9430

Herausgegeben von der

Deutschen Akademie für Management

Blogs

Nur 3 Minuten Zeit – Oh, kurz passt, dann muss ich aber

Lifehacks für’s Büro, Folge 1

[Transkript:] 

Wie oft kommt es zu kurzen Unterbrechungen? Wie oft steht bei Ihnen jemand im Büro und möchte ein Tür-und-Angel-Gespräch führen? Wie oft klingelt das Telefon? Wie oft erhalten Sie Nachrichten über WhatsApp, Slack oder Teams? Und jede Unterbrechung reißt Sie aus den aktuellen Tätigkeiten raus. Dabei müssen Sie eigentlich nicht jeden Kontaktwunsch sofort und umfassend bestätigen, weil Sie auch die Chance haben müssen, Ihre Tätigkeiten voranzubringen, Ihre Projekte anzuschieben. Deswegen brauchen wir einen Weg, unseren Gesprächspartnern unmissverständlich klarzumachen, dass wir (wenn überhaupt) maximal kurz Zeit haben. Dass wir sie aber auch nicht vor den Kopf stoßen wollen. Und deswegen müssen wir uns einen Plan zurechtlegen, wie wir damit umgehen. 

 

Und die einfachste Möglichkeit ist, dass wir insbesondere zu Beginn eines Gesprächs auf unsere begrenzte Zeit hinweisen. Das heißt: Ich muss vorbereiten, dass ich eine Handvoll an Entschuldigungen besitze, die klarmachen, dass ich mich durchaus unterbrechen lasse, aber nicht bereit bin, mich jetzt eine besonders lange Zeit aus meinen Tätigkeiten herauszunehmen. „Oh, gut dass du kommst, aber ich habe nur ganz kurz Zeit.“ Jetzt kommt der Anruf: „Ja, ich kann gerne mit Ihnen sprechen, aber ich weiß, ich hab in 3 Minuten einen weiteren Termin anstehen.“ Und Sie können dadurch auch schnell klarmachen, dass Sie durchaus wissen, dass der Ansprechpartner, der bei Ihnen im Büro steht, jetzt ein Anrecht darauf hat, dass Sie sich kurz mit ihm beschäftigen. Aber sie können auch ihm gegenüber klarmachen, dass Sie nicht sofort alles stehen- und liegenlassen werden, um sich nur noch dem Gegenüber zu widmen. Und so bleibt man höflich. So sorgt man dafür, dass das Gespräch auch schnell beendet werden kann. Und dass auch das Beenden bei dem Gegenüber nicht in schlechter Erinnerung bleibt. Zudem hat es auch den Nebeneffekt, dass die Gesprächspartner, da sie jetzt wissen, dass Sie nur kurz Zeit haben, sich deutlich kürzer fassen. Und so können Sie auf der einen Seite, die Gesprächswünsche des Gegenübers durchaus wahrnehmen. Sie bekommen mit, dass sich andere mit Ihnen beschäftigen wollen. Sie sind aufmerksam, Sie sind höflich, aber Sie sorgen auch dafür, dass der Gegenüber weiß, dass Ihre Zeit begrenzt ist – und dass er mit Ihrer Zeit auch wirklich wertvoll und werthaltig umgeht. Deswegen zu Beginn des Gespräches durchaus darauf hinweisen: „Ich habe nur kurz Zeit.“, „In 3 Minuten hab ich ein Telefonat.“, „Gleich beginnt ein Termin.“ Und so schaffen Sie es, zu bestimmten Zeiten Ihre Unterbrechungen deutlich zu minimieren. Sie sorgen dafür, dass sich Ihre Gesprächspartner fokussieren und dass Sie auch eine Chance haben, sich aus Gesprächen wieder zu entfernen. Wenn das Gespräch doch länger dauern sollte, können Sie auch mit dem Hinweis auf die kurzfristige Terminansetzung, wo Sie losmüssen, Gespräche auch elegant beenden. Und Sie können sich höflich entfernen. „Nur 3 Minuten Zeit. Oh, kurz passt, dann muss ich aber“ ist eine gute Strategie die Unterbrechungen zu minimieren und mit dem Gegenüber auf einer höflichen Basis zu bleiben. 

 

Prof. Dr. Torsten Spandl, Studienbriefautor der Deutschen Akademie für Management

Weitere Beiträge

Flexibilität in der Arbeit führt nicht zu mehr Zeit mit der Familie

Würden Sie nicht auch gern flexibler oder gar von zu Hause arbeiten wollen, um mehr Zeit für...

Che Guevara oder die Macht der Überraschung

Sein Gesicht ist bekannt wie kaum ein anderes und ziert noch heute T-Shirts, Häuserwände und...

Einleitung Schlagwortwolke

Vielleicht interessiert Sie noch etwas zum Thema: