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ISSN-Nr. 2199-9430

Herausgegeben von der

Deutschen Akademie für Management

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Offene Kommunikation als Unterstützung in Anpassungsprozessen

Viele interne und auch externe Einflussfaktoren, wie beispielsweise die Globalisierung, der technische Fortschritt, der Fachkräftemangel, oder auch politische oder wirtschaftliche Veränderungen machen es für Organisationen erforderlich, Anpassungsmaßnahmen vorzunehmen. Durch die Tatsache, dass diese immer schneller erforderlich werden, wird das Change-Management und damit die Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Markt- und Umfeldbedingungen selbst zu einem erfolgskritischen Faktor bzw. einem Key-Performance-Indikator. Neben dem Inhalt (dem Was) der Veränderung, spielt vor allem auch die Umsetzung (das Wie) der Veränderung eine mindestens ebenso wichtige Rolle um den Erfolg des Veränderungsprozesses sicherzustellen. Sowohl beim Was als auch beim Wie des Anpassungsprozesses spielt Kommunikation eine wichtige Rolle, da über beides von allen Beteiligten und Betroffenen geredet werden muss, um sicherzustellen, dass zunächst die Notwendigkeit des Anpassungsprozesses (an)erkannt wird, die Auswirkungen und die Situation aller Beteiligten und Betroffenen verstanden und letztendlich gemeinsam ein Prozess in Gang gesetzt werden kann, der von allen mitgetragen und aktiv unterstützt wird. Vor allem ist letzteres entscheidend, da Anpassungsprozesse oftmals daran scheitern, dass einzelne verantwortliche Personen oder Gruppen den Anpassungsprozess mehr oder weniger offen ablehnen und/ oder mehr oder weniger offen aus verschiedenen Gründen boykottieren, im schlimmsten Fall sogar gegen die Veränderung arbeiten. All dies führt – vor allem wenn dies wenig offen und in Kombination geschieht – dazu, dass ein Anpassungsprozess zum Scheitern verurteilt ist.

Um dies – und vor allem das Feststellen im Nachhinein – zu verhindern, muss vorher gründlich geplant werden und ein solides Kommunikationsmanagement betrieben werden. Der erste Schritt hierzu ist die Beschreibung der gegenwärtigen Situation, des Veränderungsgrundes sowie das Ziel der erhofften Anpassungsmaßnahme. Diese drei Faktoren sind die Basis für den Anpassungsprozess, da sie den derzeitigen Ist-Zustand und den gewünschten Soll-Zustand, und auch die Ursache für die notwendige Veränderung beschreiben. Diese sollten dabei nur kurz und im Kern beschrieben werden, um zu verhindern, dass bereits hierüber eine größere Unstimmigkeit aller beteiligten Gruppen resultiert. Gleiches gilt auch für die Beschreibung der Folgen, falls eine Anpassung nicht erfolgt. Diese Beschreibung hat zudem das Ziel zu verdeutlichen, dass sich allen über die Folgen eines ausbleibenden Handelns bewusst werden (können).

Im nächsten Schritt müssen alle Personen bzw. Gruppen, Führungskräfte und Abteilungen identifiziert werden, die von einer geplanten Veränderung betroffen sind. Diese müssen zunächst einzeln über ihre Ansichten zur gegenwärtigen Situation und über die möglichen Anpassungen befragt und vor allem auch über die spezifischen Auswirkungen für diesen Personenkreis erfasst werden. Besonders letzteres ist (bei einschneidenden oder stark negativen Veränderungen) ein wichtiger Aspekt, der den Erfolg eines Anpassungsprozesses massiv beeinflussen kann. Nachdem dies für alle Beteiligten erfolgt ist, müssen zunächst die Gruppen identifiziert werden, die von der Veränderung besonders negativ betroffen wären und gegebenenfalls nochmal Gespräche geführt werden um die möglichen negativen Auswirkungen einzuschränken. Anschließend sollten alle Gruppen einen gemeinsamen Kompromiss und eine Herangehensweise finden, welche die Interessen und Auswirkungen aller ausreichend berücksichtigt, um – wie bereits oben beschrieben – verdeckte Widerstände möglichst zu eliminieren. Die getroffenen Kompromisse sowie Unterstützungsmaßnahmen für einzelne Bereiche sollten ebenfalls niedergeschrieben und durch die Unterschrift aller Repräsentanten sichergestellt werden, dass eine gemeinsame Herangehensweise mit verbindlichen Zielen getroffen wurde und angestrebt wird. Auch wenn dies nicht immer dazu führt, dass die Ziele von allen gleichermaßen verfolgt und anerkannt werden, trägt dies doch dazu bei, dass alle Situationen der Beteiligten berücksichtigt werden und negative Ansichten und Konsequenzen eventuell besser mitgetragen werden können, sowie der gemeinsame Erfolg auch aus Eigeninteresse gefördert werden.

Elmar Stein

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