In selbstorganisierten und eigenverantwortlichen Teams ist es
naheliegend, dass Teams auch für die Auswahl ihrer neuen Kollegen
verantwortlich sind. Das hat viele Vorteile:
- Die Ausarbeitung des Anforderungsprofils ist oft besser, weil die
Mitarbeiter des Teams die zu besetzende Stelle und ihre
Anforderungen am besten kennen
- Das Team fühlt sich verantwortlich für die Besetzung der Stelle
und wirbt deshalb in den eigenen Netzwerken oder spricht geeignete
Kandidaten im Bekanntenkreis an
- Die Ansprache erfolgt authentisch und in der Sprache der Bewerber
- Das Kennenlernen des Teams ist Bewerbern heutzutage sehr wichtig.
Wenn Teams die Auswahl selbst durchführen, lernen sich Bewerber und
zukünftige Kollegen viel früher kennen
- Die Qualität der Auswahlentscheidung ist durch die Einbindung
einer Vielzahl von Beteiligten i.d.R. besser
- Weil das Team nach der Auswahl natürlich am Erfolg der eigenen
Entscheidung interessiert ist, ist es viel eher bereit, sich aktiv
in die Einarbeitung des neuen Kollegen mit einzubringen.
Wenn das Team alleinverantwortlich für die Auswahl ihrer Kollegen
ist, ist es hilfreich die anfallenden Aufgaben auf verschiedene
Schultern bzw. Rollen zu verteilen:
- Es gibt einen Verantwortlichen. Er ist für den
Gesamtprozess verantwortlich. Er lädt zu Arbeitssitzungen ein,
koordiniert den Prozess, treibt Entscheidungen und nächste Schritte voran.
- Der Gesprächsführer führt die Interviews und
Vertragsverhandlungen mit den Kandidaten. Häufig ist der
Verantwortliche gleichzeitig auch der Gesprächsführer.
- Der Assistent unterstützt den Verantwortlichen. In einem
ungeübten Team sollte diese Aufgabe zunächst durch einen Experten
der Personalabteilung oder durch die Führungskraft wahrgenommen
werden, von dem das Team lernen kann. Wenn es dann eigene
Erfahrungen gesammelt hat, kann der Assistent auch ein Mitarbeiter
des Teams sein. Der Verantwortliche, der Gesprächsführer und der
Assistent übernehmen die Sichtung und Vorauswahl der Bewerbungen und
treffen zusammen die Entscheidung, wer zu einem weiteren Gespräch
eingeladen wird.
- Der Administrator übernimmt die administrativen Aufgaben,
wie z.B. die Bewerberkorrespondenz oder die Terminkoordination.
Diese Aufgaben können aber auch vom Verantwortlichen oder dem
Assistenten bearbeitet werden.
- Das Einstellungsteam besteht i.d.R. aus 3-5 Mitarbeitern.
Mindestens 2 Mitarbeiter des Einstellungsteams kommen aus dem Team,
für das die Stelle zu besetzen ist. Sinnvoll ist es, auch jemanden
aus einem anderen Team, mit dem der Kandidat zukünftig
zusammenarbeiten wird, mit in das Einstellungsteam zu nehmen. Das
Einstellungsteam
- entwickelt das Anforderungsprofils
- formuliert das Stelleninserats
- verbreitet die Ausschreibung über die definierten Kanäle
- führt Vorstellungsgespräche
- Das Team ist die Gesamtheit des Teams, für das eingestellt
wird. Es wird in folgende Prozessschritte eingebunden:
- Verbreitung der Ausschreibung in den eigenen Netzwerken
- Direktansprache von Kandidaten im eigenen Netzwerk
- Treffen der finalen Entscheidung
- Einarbeitung des neuen Kollegen
Wenn das Team den zukünftigen Kollegen selbst auswählt, geht
natürlich nicht immer alles glatt. Typische Stolperfallen sind
z.B. folgende:
- Worst-Case: Die Person, die das Team einstellt, passt nicht. Ist
das jetzt ein Beweis dafür, dass der eigenverantwortliche Prozess
nicht funktioniert? Oder ist es nicht so, dass es auch im
klassischen Prozess Fehleinstellungen gibt. Nutzen Sie den Fehler
als Chance, den Prozess zu reflektieren und daraus zu lernen.
- Der zeitliche Aufwand für den Gesamtprozess wird insbesondere von
wenig erfahrenen Teams häufig unterschätzt und der Personalauswahl
dann nicht die notwendige Priorität eingeräumt. Es besteht dann z.B.
die Gefahr, dass Bewerber zu lange auf Rückmeldungen warten müssen
und im Prozess abspringen.
- Oder es fehlt an tatkräftiger Unterstützung durch Experten und an
Qualifizierung für die einzelnen Rollen, insbesondere bei
unerfahrenen Teams
Um diese Stolperfallen zu vermeiden, ist insbesondere am Anfang eine
Begleitung durch einen erfahrenen Auswähler ganz wichtig. Dieser
sollte aber wirklich nur begleiten, beraten und unterstützen und nicht
die Verantwortung für die Durchführung übernehmen. Nur so kann das
Team lernen, wie es Mitarbeiter selbstorganisiert und
eigenverantwortlich auswählt.
Unerfahrene Teams brauchen Qualifizierung, Mitarbeiter rufen nach
fachlicher und persönlicher Weiterentwicklung und wollen für neue
Arbeitsmethoden und neue Rollen geschult werden. Wie
Personalentwicklung in der neuen Arbeitswelt aussehen kann, erfahren
Sie im nächsten Podcast. Bleiben Sie also neugierig!
Quelle:
Hermann Arnold (2016): Wir sind Chef – Wie eine unsichtbare
Revolution Unternehmen verändert, Haufe Verlag, S. 137-157.
Daniela
Behrendt, Tutorin der Deutschen Akademie für Management
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