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ISSN 2199-9430

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Deutschen Akademie für Management

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Pressearbeit | Eventmanagement, Folge 9

Events werden für bestimmte Zielgruppen veranstaltet. Diese liegen meistens außerhalb des eigenen Unternehmens. Damit diese Zielgruppen von Ihrem Event erfahren, bedarf es einer zielgerichteten Presse- und Öffentlichkeitsarbeit.

Pressearbeit meint den regelmäßigen Kontakt mit Presseorganen (Redaktionen, Journalistinnen und Journalisten), um zielgerichtete Informationen zu vermitteln. Es ist wichtig, die richtigen Ansprechpartner zu kennen und den Umgang zu pflegen.

Ihr Ziel ist es, Ihr Angebot einer breiten Öffentlichkeit oder einer Fachöffentlichkeit zugänglich zu machen und Informationen in allen wichtigen Informationsquellen für Bereiche des privaten und beruflichen Lebens zu platzieren, so etwa in Zeitungen, (Fach-) Zeitschriften, Radio und Fernsehen und Internetforen.

Gestalten Sie Ihre Pressemeldungen ansprechend, einerseits umfassend und vollständig, andererseits sprachlich verständlich und eindeutig.

Im ersten Absatz eines Pressetextes sollten Sie die fünf W-Fragen Was? Wen? Wo? Wann? beantworten und auf das Wie? Bezug nehmen, indem Sie Sponsorinnen oder Förderer nennen. Alle weiteren Details folgen.

Pressenotizen für Events können sein:

  1. Das Event findet statt.
  2. Der Ort des Events ist ... (bei besonderen Orten).
  3. Das Programm für das Event steht und Tickets können ab jetzt gekauft werden.
  4. Künstler/-in XY tritt am Tag XY auf.
  5. Thema XY wird behandelt.
  6. Lokale Prominenz (Wer?) ist an der Umsetzung des Events beteiligt.

Aktuelle, aussagekräftige Fotos sind wichtig. Stellen Sie diese unbedingt zur Verfügung.

Bieten Sie für Radio und Fernsehen Möglichkeiten zur Aufnahme bei der Veranstaltung und Interviewpartner an.

Die Größe eines Events beeinflusst die Berichterstattung: Mega-Events sind für alle Medien interessant, lokale Events nur für die örtliche Presse.

Bei größeren Veranstaltungen ist es sinnvoll, Presseagenturen wie dpa oder Reuters mit Informationen zu versorgen, um über diese möglichst viele Medien zu erreichen.

Die Presse arbeitet mit Deadlines, daher sind bei der Pressearbeit bestimmte Zeiträume zu berücksichtigen. Presseangehörige sollten zur Pressekonferenz und/oder zum Event eingeladen werden. Haken Sie telefonisch nach, wer kommt.

Versorgen Sie die Pressezuständigen mit umfangreichem Material und bieten Sie die Teilnahmen an der Veranstaltung an.

Die Präsenz im Internet ist für Events heutzutage unerlässlich. Die Berichterstattung im Internet ist stark an visuellen Blickfang gebunden.

Essenziell sind das Logo sowie das Design der jährlichen Ausgabe. Um diese Anker herum werden weitere visuelle Blickfänger und kurze Textblöcke oder -nachrichten drapiert. Dies betrifft die Event-Homepage, Newsletter, den Auftritt in sozialen Netzwerken und Apps.

Die Homepage ist das Aushängeschild, der Lebenslauf eines Events. Auf ihr sollte über das ganze Jahr ein Überblick über das Konzept, die Geschichte und die Aktivitäten des Veranstalters gegeben werden. Stets aktualisiert, muss auf den ersten Blick erkennbar sein, um was es geht und was wichtig ist.

Digitale Newsletter ersetzen zunehmend Printprodukte wie Flyer oder Broschüren. Sie sind kostengünstiger und leichter an die Zielgruppe heranzutragen. Auf der Eventhomepage sollte man Interessierten die Möglichkeit anbieten, Newsletter zu abonnieren.

Über die Einteilung in Newslettergruppen kann man den Abonnierenden dann die spezifisch für sie interessante Information zukommen lassen.

Bietet etwa ein Filmfestival Schulveranstaltungen an, sind diese besonders für Lehrkräfte und Schülerinnen und Schüler aus der Region interessant. Ein spezifischer Schul-Newsletter kann das Zielpublikum passgenau erreichen.

Soziale Netzwerke sind heute elementarer Bestandteil der Kommunikationsstrategie, um insbesondere ein jüngeres Publikum anzusprechen.

Ein Event, das nicht auf Social Media wie Twitter, Instagram, Facebook oder Vimeo präsent ist, scheint nicht zu existieren. Der Hinweis auf diese Kanäle sollte bereits auf der Homepage sichtbar sein.

 

Dr. Annette Scholz, Studienbriefautorin der Deutschen Akademie für Management

Hier finden Sie alle Podcasts der Reihe Eventmanagement.

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