Haben Sie Lust weitere Schritte in Richtung agiles Arbeiten zu gehen?
Heute stelle ich Ihnen dazu die nächste agile Methode vor: das
Timeboxing .
Zeit ist eine sehr kostbare Ressource. Das gilt insbesondere in der
heutigen schnelllebigen Welt. Wer seine Zeit nicht richtig nutzt,
schafft am Ende wenig bis gar nichts. Aufschieberitis und Multitasking
führen oft dazu, dass nichts wirklich erledigt wird oder Deadlines
nicht eingehalten werden.
Auf der anderen Seite kennen Sie bestimmt auch Situationen, in denen
Sie selbst erstaunt sind, wie viel Sie schaffen, wenn Sie unter Druck
stehen? Wenn z.B. der Chef reinkommt und sagt, dass er in zehn Minuten
einen Bericht über den aktuellen Stand haben will. Normalerweise
würden Sie viel länger brauchen, doch durch das fixierte Zeitfenster
arbeiten Sie effizienter, schauen nur auf das wirklich Wichtige und
schaffen es deshalb rechtzeitig, den gewünschten Bericht vorzulegen.
Timeboxing kann Ihnen dabei helfen, solche Situationen systematisch herbeizuführen.
Es profitiert vom sogenannten Parkinsonschen Gesetz. Dieses besagt,
dass Sie für eine Aufgabe genau so lange brauchen, wie Ihnen Zeit zur
Verfügung steht. Wenn Sie sich eine realistische Timebox von 90
Minuten setzen, werden Sie in dieser Zeit fertig und schaffen ein
gutes Ergebnis. Fehlt ein solch zeitlicher Rahmen, dauert die Arbeit
i.d.R. länger.
Der Grundgedanke des Timeboxings besteht darin, für klar definierte
Aufgaben, Meetings und Projekte klar definierte Zeitfenster – also
Timeboxes – festzulegen.
So schaffen Sie es, sich auf die anstehenden Aufgaben zu fokussieren
und diese fertig zu stellen, bevor Sie sich dem nächsten Thema zuwenden.
Meetings beginnen und enden pünktlich und konzentrieren sich
inhaltlich auf das Wesentliche. Nicht jeder erzählt jedem alles,
sondern es werden nur die Informationen ausgetauscht, die für alle
Beteiligten von Bedeutung sind.
In großen Projekten sorgt Timeboxing für Planungssicherheit, weil
Planungen für überschaubare Zeitabschnitte mit höherer Genauigkeit
möglich sind als für ein komplettes Projekt.
Damit Sie von den Vorteilen des Timeboxings profitieren können, ist
v.a. Disziplin erforderlich: Halten Sie sich konsequent an die
definierten Zeitfenster. Überziehen Sie auf keinen Fall. Beenden Sie
die Arbeit am Ende des Zeitfensters, auch wenn nicht alle geplanten
Inhalte abgeschlossen sind. Schieben Sie noch offene Teile in eine
nachfolgende Timebox oder streichen Sie sie. Gerade in der
Einführungsphase führt diese Strenge oft zu Widerstand, weil nicht
alle zu Wort kommen. Aber keine Sorge, von solchen Situationen lernt
Ihr Team und wird schon beim nächsten Meeting die Zeit besser im Griff
haben. Probieren Sie es aus!
Typisch für agiles Arbeiten ist die konsequente Fokussierung auf den
Kundenbedarf. Um ein möglichst klares Bild des Kunden und seiner
Bedürfnisse zu haben, hilft die Entwicklung von sogenannten Personas.
Im nächsten Podcast stelle ich Ihnen die Arbeit mit Personas als ein
weiteres Merkmal agilen Arbeitens vor. Bleiben Sie also neugierig!
Quellen:
https://karrierebibel.de/timeboxing/
https://scrum-master.de/Scrum-Meetings/Time-Boxing
Daniela
Behrendt, Tutorin der Deutschen Akademie für Management
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