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ISSN-Nr. 2199-9430

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Tipps für produktive Meetings | Management im digitalen Zeitalter, Folge 7

Diese Woche wird es praktisch. Es geht um Meetings und fünf Ideen, um Meetings zielgerichteter und produktiver zu gestalten. Warum das etwas mit Management im digitalen Zeitalter zu tun hat? Die vielen Online-Meetings der letzten Wochen haben denke ich gezeigt, welchen Unterschied es zwischen produktiven und ermüdenden Meetings gibt. Und dass es sich lohnt genauer darüber nachzudenken, was Meetings besser macht. Was natürlich nicht heißt, dass die Ideen auch für analoge Meetings genutzt werden können.

 

1. Was ist konkretes Ziel und Funktion des Meetings?

Es kann sinnvoll sein, zwischen vier verschiedene Typen zu unterscheiden. Dient das Meeting dem gegenseitigen Update aller Team-Mitglieder? Werden im Meeting neue Konzepte entwickelt? Geht es darum, die Arbeit zu strukturieren und die Umsetzung zu planen? Oder darum Feedback zu sammeln? Je nachdem ob das Meeting auf Update, Konzeption, Planung oder Feedback fokussiert ist, stehen unterschiedliche Fragen im Raum und verschiedene Methoden können helfen. Bevor alles durcheinander geht, hilft es sich auf eine Funktion zu konzentrieren.

2. Form Follows Function

Ein Update-Meeting braucht ein anderes Format als ein ausgedehntes Brainstorming. Für das Update reichen vielleicht 15 Minuten, ohne dass sich alle erst einen Kaffee holen. Für die Brainstorming-Runde braucht es Ruhe, die richtigen Methoden und gute Vorbereitung. Daher besser vorher überlegen, welches Format geeignet ist, welches räumliche Setting, wieviel Zeit – lieber weniger Zeit mit viel Energie, als ermüdende Monster-Runden und ganz wichtig: Wer sollte teilnehmen? Nur wer auch wirklich etwas beitragen kann, sollte auch dabei sein – sonst werden Meetings schnell als zähe Zeitfresser wahrgenommen.

3. Gute Vorbereitung

Es braucht mindestens eine Person, die das Meeting gut vorbereitet. Neben Überlegungen zum Format sollten alle relevanten Personen frühzeitig eingeladen und die Agenda bereits konkret abgestimmt werden. Sollen bestimmte Methoden angewandt werden, wie das integrative Entscheiden braucht es ggf. zusätzliche Vorbereitung (Näheres zum IE auch in Folge 5 dieser Reihe). Gute Vorbereitung klingt naheliegend, ist wirklich hilfreich, aber doch erstaunlich selten.

4. Moderation!

Meetings ohne Moderation bergen grundsätzlich die Gefahr, dass sich Themen verselbstständigen, Diskussionen sich ermüdend im Kreis drehen und am Ende doch immer nur die gleichen diskutieren. Moderator*innen können dem einfach entgegenwirken. Sie behalten die Agenda im Blick, achten darauf, dass sich Redeanteile gleichmäßig verteilen und die Kommunikation wertschätzend und nur bei den Themen bleibt, die auf der Agenda stehen. Werden weitere Methoden angewandt, ist die Rolle der Moderator*innen entsprechend weiter gefasst. Das braucht ein wenig Übung, macht Meetings aber besser. Und im besten Falle wechselt die Rolle der Moderation von Meeting zu Meeting durch, sodass nicht immer die gleichen moderieren.

5. Klare Absprachen

Das beste Meeting war umsonst, wenn am Ende unklar bleibt, wie es weitergeht. Das heißt: immer protokollieren, welche Entscheidungen getroffen wurden oder welche nächsten Schritte anstehen. Das muss kein ausführlicher ausformulierter Text sein, es reicht meist, kurz zu notieren was entschieden wurde, wer für das weitere Vorgehen verantwortlich ist, in welchem Zeitraum etwas passieren soll und zu welchem Zeitpunkt evaluiert wird, ob sich die Entscheidung und Umsetzung bewährt hat.

 

Julian Stahl, Doktorand am WÜRTH Chair of Cultural Production an der Zeppelin Universität in Friedrichshafen und Leiter der Digitalsparte von PODIUM Esslingen

Hier finden Sie alle Podcasts der Reihe Management im digitalen Zeitalter.

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